Об'єкти бухгалтерського спостереження, які забезпечують господарсько-фінансову діяльність. Первинне спостереження бухгалтерського обліку Класифікація об'єктів спостереження бухгалтерського обліку

Спостереження фактів та явищ діяльності організації є початковим етапом господарського обліку. Спостереження – одне із способів пізнання дійсності заснований безпосередньому сприйнятті явищ.

Первинне спостереження та реєстрація даних передбачає:

Оцінку та відбір даних про факти господарської діяльності

Опис відібраних для обліку властивостей об'єкта та фактів;

Відображення та передачі даних для подальшої обробки.

Первинне спостереження - це інформаційне забезпечення системи бухгалтерського обліку, спрямоване на опис та реєстрацію даних про господарські операції.

Елементами методу бухгалтерського обліку, які забезпечують спостереження, є документація та інвентаризація.

Документація використовується відображення результатів первинного спостереження. Вона передбачає фіксацію даних про зміни коштів та їх джерел. Проте практично можуть бути помилки у оформленні документів, а й недокументовані зміни, тому поруч із документацією використовується інвентаризація, яка передбачає перевірку наявності об'єктів обліку з метою встановлення фактичної наявності активів і пасивів даним бухгалтерського обліку.

У жодному вигляді не здійснювалося первинне спостереження, розглянута класифікація бухгалтерських документів істотно впливає формування системи первинного обліку для підприємства. Останній є початкову стадію облікового процесу, у якому проводяться вимір даних господарських операцій та реєстрація в документах.

На першій стадії цього процесу проводиться первинне спостереження. Його результат обов'язково має бути оформлений первинним обліковим документом строго встановленої форми, як правило, на бланку, надрукованому друкарським способом. Цей документ підтверджує факт господарського життя організації. З первинних облікових документів ведеться поточний бухгалтерський облік. У той самий час документи є джерелом, виходячи з якого надалі складається бухгалтерська звітність, розробляються об'ємні і вартісні показники у процесі планування та прогнозування діяльності організації.

Поступово з поточного обліку як самостійна область виділяється первинне спостереження. Жорсткого розмежування первинного та поточного обліку не спостерігається. Все залежало від характеру операції, часу узагальнення та, можливо, професійних знань бухгалтера.

Отже, можна дійти невтішного висновку у тому, що первинне спостереження об'єктами бухгалтерського обліку здійснюється з допомогою документації. Вона являє собою спосіб суцільного та безперервного відображення всіх господарських операцій з метою отримання про них необхідної інформації, необхідної для ведення поточного бухгалтерського обліку, оперативного та подальшого контролю за ними. Складати бухгалтерські документи означає документувати господарські операції, а документація - це сукупність складених документів. Вона є засіб інформаційного забезпечення фактів господарську діяльність економічного суб'єкта.

Для отримання облікових показників, що використовуються в процесі управління виробництвом, у бухгалтерському обліку використовується низка специфічних прийомів, які складають його метод. Метод бухгалтерського обліку складається із чотирьох основних елементів:

• Елементи первинного нагляду за об'єктами бухгалтерського обліку;
• Елементи вартісного виміру об'єктів бухгалтерського обліку;
• Елементи взаємопов'язаного відображення, узагальнення та порівняння інформації про об'єкти бухгалтерського обліку;
• Елементи повного узагальнення інформації про об'єкти бухгалтерського обліку.

Елементи первинного нагляду за об'єктами бухгалтерського обліку.

До них відносяться:

• документація;
• інвентаризація.

Для того щоб вивчити та дослідити об'єкти бухгалтерського обліку, узагальнити та порівнювати інформацію про них, необхідно насамперед організувати первинне спостереження та реєстрацію даних про ці об'єкти. Результати первинного спостереження мають бути зафіксовані на матеріальному носії інформації.

Отже, документація – це засіб реєстрації результатів спостереження за об'єктами бухгалтерського обліку.

Таким чином, документація та інвентаризація забезпечують контроль за безпекою.

Елементи вартісного виміру об'єктів бухгалтерського обліку.

До них відносяться:

• оцінка;
• Калькуляція.

Для узагальнення та порівняння в обліку різних об'єктів необхідно їх виміряти. За наявності товарно-грошових відносин економічно обґрунтованим у бухгалтерському обліку виступає грошовий вимірник.

Для отримання узагальнюючих показників в єдиному вимірнику всі об'єкти бухгалтерського обліку, виражені в натуральних показниках, перераховуються у вартісні показники. Витрати праці та інші об'єкти обліку, виражені у трудовому вимірнику, перераховуються на грошовий за нормативами та . Такий прийом називають оцінкою, тобто оцінка – це спосіб грошового виміру об'єктів бухгалтерського обліку.

Вартісний вимір інформації не може обмежитися лише оцінкою. Для керування господарськими. процесами необхідно мати інформацію про витрати підприємства на виробництво одиниці продукції, робіт та послуг. Таку інформацію можна отримати за допомогою спеціального розрахунку, що називається . Калькуляція є способом обчислення.

Елементи взаємопов'язаного відображення, узагальнення та порівняння інформації про об'єкти бухгалтерського обліку.

До них відносяться:

• рахунки;
• подвійний запис.

Для забезпечення безпеки інформації про стан об'єктів бухгалтерського обліку, а також для спостереження за змінами, що відбуваються у складі коштів, джерел та господарських процесів, необхідно узагальнювати та відображати результати спостереження.

Таке узагальнення та відображення об'єктів бухгалтерського обліку досягаються за допомогою рахунків та подвійного запису.

Рахунки бухгалтерського обліку - це спосіб відображення наявності та руху об'єктів бухгалтерського обліку.

Подвійний запис - це спосіб відображення на рахунках бухгалтерського обліку різних змін, що відбуваються у складі господарських засобів, джерел та господарських процесів після кожної господарської операції.

Елементи повного узагальнення інформації про об'єкти бухгалтерського обліку.

До них відносяться:

• баланс;
• звітність.

Системність бухгалтерського обліку передбачає як локальне (в рахунках), а й повне узагальнення і порівняння всієї інформації про стан об'єктів обліку, що характеризують результати всієї господарську діяльність. Для цього застосовують прийом балансового узагальнення інформації про стан господарських засобів та їх джерел.

Баланс є способом угруповання та узагальнення наявності господарських коштів, джерел та господарських процесів на певну дату в грошовому вимірнику.

Періодичне узагальнення інформації про господарські процеси та інші найважливіші об'єкти бухгалтерського обліку забезпечується у бухгалтерській звітності.

Звітність - це спосіб отримання підсумкових показників роботи підприємства за певний період часу.

Усі перелічені елементи методу бухгалтерського обліку є дуже важливими і, тісно взаємопов'язаними, доповнюють один одного. Так, наприклад, баланс є найважливішою формою бухгалтерської звітності, що складається виходячи з записів на рахунках. У свою чергу записи на рахунках здійснюються на підставі належно оформлених документів методом подвійного запису.

Надіслати свою гарну роботу до бази знань просто. Використовуйте форму нижче

Студенти, аспіранти, молоді вчені, які використовують базу знань у своєму навчанні та роботі, будуть вам дуже вдячні.

Розміщено на http://www.allbest.ru/

Курсова робота з дисципліни «Бухгалтерський облік»

На тему: «Первинне спостереження у бухгалтерському обліку»

Вступ 3

1. Сутність, способи первинного спостереження

2. Класифікація документів 6

3. Організація документообігу 17

4. Інвентаризація як засіб первинного спостереження 21

Висновок 29

Список використаної літератури 30

Вступ

Особливістю бухгалтерського обліку і те, що він здійснюється у вигляді безперервного спостереження зміною може об'єктів обліку. У бухгалтерському обліку кожна господарська операція, що викликає таку зміну має бути підтверджена документально, тобто. певним документом. Наприклад, отримання матеріальних цінностей має бути оформлене прибутковим ордером (прибутковою накладною), відпустка матеріальних цінностей - накладний на відпустку матеріалів (видатковий накладний), отримання коштів у касу підприємства - прибутковим касовим ордером, надходження коштів на розрахунковий рахунок або їх вибуття має бути підтверджено банківською випискою, надання послуг – відповідним актом тощо. За відсутності таких документів немає інформації про те, що ці операції мали місце на підприємстві або, іншими словами, така інформація є непідтвердженою. У зв'язку з цим спостереження за змінами у стані об'єктів обліку відбувається за допомогою отримання та підтвердження інформації про здійснення певних господарських операцій, що спричинили такі зміни. Так як така інформація в бухобліку надається та підтверджується виключно за допомогою документів, то маючи лише певний документ бухгалтер може бути впевнений, що господарська операція справді відбулася.

Таким чином, отримання бухгалтером підтвердженої відповідними документами інформації щодо здійснення певних господарських операцій називається первинним спостереженням.

1. Сутність, способи первинного спостереження

При викладі першого питання теми потрібно показати спостереження як елемент методу бухгалтерського обліку; дати характеристику двох специфічних способів чи прийомів первинного спостереження - документації та інвентаризації.

Первинне спостереження - основа функціонування господарського обліку. Воно охоплює:

· Оцінку та критерії відбору фактів господарського життя

· Однозначне оголошення об'єктів та подій, що відображаються в обліку

· Поєднання у часі оформлення спостереження та вимірювання фактів господарського життя

· Способи контролю за спостереженням та передачею фактів господарського життя для подальшої обробки

За результатами первинного спостереження розпочинають складання документів. Усі господарські операції, які проводяться організацією, повинні оформлятися виправдувальними документами, які і є первинною обліковою інформацією, що лежить в основі ведення бухгалтерського обліку.

Бухгалтерський документ є письмове свідоцтво, яке підтверджує факт здійснення господарських операцій, право на їх здійснення або встановлює матеріальну відповідальність працівників за довірені ним цінності.

Фінансово-господарська діяльність організацій супроводжується виконанням численних та різноманітних операцій, кожна господарська операція обов'язково оформляється обліковими документами, що містять первинні відомості про скоєні господарські операції або право на їх вчинення. Об'єктами облікових документів є процеси постачання, виробництва та продажу, і навіть окремі підрозділи організації, різні фінансові, господарські, розрахункові відносини всередині і поза організації.

Первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за уніфікованими формами, затвердженими постановою Державного комітету зі статистики РФ від 30 жовтня 1997 № 71а (в ред. Від 21 січня 2003 № 7).

Якщо організація здійснює операції, які можуть бути оформлені типовими документами, може розробити свою форму первинного документа, що має бути передбачена облікової політикою організації та містити перелік обов'язкових реквізитів.

Документація - спосіб оформлення майна, зобов'язань та господарських операцій бухгалтерськими документами.

Жодна операція може бути відображена в обліку без підтвердження її відповідними документами. Правильне та своєчасне оформлення всіх господарських операцій документами – початкова стадія бухгалтерського обліку. Документація є потік інформації про фінансово-господарську діяльність організації.

Документообіг - шлях, який робить документ від моменту його складання до здачі в архів. У кожному організації документообіг розробляється головним бухгалтером, затверджується керівником організації.

У ньому необхідно передбачати:

· Найменування звітів чи первинних документів;

· Час складання;

· Особа, яка складає, підписує або веде запис у документах;

· Строки та відповідального за подання документа в бухгалтерію;

· Особа, яка приймає, перевіряє та обробляє документ, контролює, як він використовується в бухгалтерії та в якій справі зберігається в поточному архіві.

Слід мати на увазі, що відсутність документообігу або нечітка його організація призводять до занедбаності обліку та до будь-яких зловживань.

Інвентаризація - це уточнення фактичної наявності майна та фінансових зобов'язань шляхом зіставлення їх із даними бухгалтерського обліку на певну дату.

2. Класифікація документів

Розглядаючи друге питанняТеми необхідно показати суть документа як юридичного свідоцтва досконалої операції, дати класифікацію бухгалтерських документів та навести приклади їх.

У організаціях у процесі виконання фінансово-господарську діяльність відбуваються різноманітні операції. Тому різні документи, якими вони оформляються. Різноманітність документів пояснюється також особливостями в облікової роботі.

Для вибору найбільш раціональних форм, видів при оформленні тих чи інших операцій, всі документи класифікують (групують) за декількома ознаками:

За призначенням,

По порядку відображення операцій,

За способом охоплення операцій,

За кількістю облікових записів,

За місцем складання.

Ст.9 Федерального закону "Про бухгалтерський облік" від 21.11.96г. № 129-ФЗ говорить: "Всі господарські операції, що проводяться організацією, повинні оформлятися виправдувальними документами, на підставі яких ведеться бухгалтерський облік. Первинні документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомі уніфікованих форм первинної облікової документації, а документи, форма яких не передбачена у цих альбомах, має містити обов'язкові реквізити".

У повсякденній роботі організацій створюються документи з різних питань виробничої, господарської, фінансової та суспільної діяльності. Це накази, рішення, листи, акти, договори, протоколи, заяви, телеграми, довідки та ін.

Бухгалтерські документи групуються за такими розділами обліку:

· сільськогосподарська продукція;

· Праця та її оплата;

· Основні засоби та нематеріальні активи;

· Матеріали;

· роботи у капітальному будівництві;

· роботи будівельних машин та механізмів;

· Роботи в автомобільному транспорті;

· Результати інвентаризації;

· касові операції;

· Торгові операції.

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації у різний спосіб (за встановленими формами) відповідної інформації, тобто. створення документів.

Вимоги до змісту та складання бухгалтерських документів.

Документи складаються з окремих елементів (показників), які називають реквізитами (від лат. reguisitum – необхідне, необхідне).

Сукупність реквізитів документа визначає його форму.

Щоб документ відповідав своєму призначенню, він має бути складений відповідно до форми, прийнятої для цієї категорії документів.

Від повноти та якості оформлення документів залежить їх доказова (юридична) сила, оскільки вони є свідченням, підтвердженням конкретних фактів.

Усі реквізити поділяються на обов'язкові та додаткові.

Відповідно до вимог Положення з ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в Російській Федерації, затвердженого Наказом Міністерства Фінансів РФ від 29.07.98г. № 34H (у редакції Наказу Міністерства фінансів РФ від 24.0З.2000г. № 31H), первинні документи повинні містити такі обов'язкові реквізити:

· Найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;

· Особисті підписи та розшифровки (включаючи випадки створення документів із застосуванням засобів обчислювальної техніки).

У міру необхідності у зміст документа можуть бути включені додаткові реквізити: Державний герб Російської Федерації, емблема організації, найменування вищої організації, індекс підприємства зв'язку, поштова, телеграфна адреса, номер, посилання на індекс та дату вхідного документа, гриф обмеження доступу до документа, резолюція , відмітка про контроль, візи, друк, прізвище виконавця та номер його телефону, відмітка про перенесення даних на машинний носій та інші, на розсуд організації.

Сукупність розташованих у встановленій послідовності реквізитів документа називається його формуляром.

Формуляр для певного виду документів називається типовим (наприклад, для наказів, протоколів тощо). Такий формуляр характеризується встановленим набором реквізитів, розташованих у строгій послідовності.

Склад та розміщення реквізитів закріплені у ГОСТі на Формуляр-зразок.

Усі первинні документи повинні бути складені в момент здійснення господарської операції, якщо це неможливо з будь-яких причин - безпосередньо після закінчення операції.

Документування активів, зобов'язань та господарських операцій ведеться у валюті Російської Федерації - у рублях та російською мовою. Якщо документи складені іншими мовами, вони повинні мати рядковий переклад російською.

Записи в первинних документах можуть виконуватися чорнилом, пастою кулькових ручок, хімічним олівцем, за допомогою засобів оргтехніки та автоматизації. Вільні рядки, графи та колонки підлягають обов'язковому прокресленню.

Первинні та зведені облікові документи можуть складатися на паперових та машинних носіях. В останньому випадку організація зобов'язана виготовляти власним коштом копії таких документів на паперових носіях для інших учасників господарських операцій, а також на вимогу органів, які здійснюють контроль відповідно до законодавства Російської Федерації, суду та прокуратури (ст.9 п.7 ​​ФЗ № 129- ФЗ "Про бухгалтерський облік"). Форми первинних облікових документів, що застосовуються для оформлення господарських операцій, за якими не передбачені типові форми первинних облікових документів, а також форми документів для внутрішньої бухгалтерської звітності, повинні затверджуватись наказом керівника організації разом з обліковою політикою.

Документи щодо фінансових, кредитних та грошових операцій повинні мати підписи керівника організації та головного бухгалтера або уповноваженими ними особами.

Список осіб, які мають право першого та другого підпису, оформляється наказом щодо організації. Без підпису головного бухгалтера грошові та розрахункові документи, фінансові та кредитні зобов'язання вважаються недійсними і не повинні прийматися до виконання (ст.7 п.3 ФЗ від 23 лютого 1996 р. № 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік" у редакції від 23.07.98г. № 123-ФЗ).

Первинні документи повинні складатися в останній момент здійснення операції, і якщо це неможливо, то безпосередньо після закінчення операції. За достовірність даних, що містяться в документі, доброякісність його складання відповідальність несуть посадові особи, які підписали документ. На документах повинно бути не обумовлених виправлень, але в банківських і касових документах виправлення взагалі допускаються, навіть обумовлені. Помилки в документах виправляються закресленням неправильного запису (одною рисою, щоб можна було прочитати закреслене) та обумовлені підписами осіб, які підписали документ, із зазначенням дати виправлення.

Комплекс документів визначається:

· Колом питань, що вирішуються організацією в процесі своєї діяльності;

· Порядком вирішення питань (на основі колегіальності або єдиноначальності);

· Обсягом і характером зовнішніх зв'язків.

Будь-який управлінський документ повинен відповідати таким вимогам:

· бути складеним за встановленою формою, а в ряді випадків відповідати стандартам;

· видаватися відповідним компетентним органом або посадовою особою, а також особами, яким таке право надається законом або відповідною директивною вказівкою;

· Видаватися на виконання норм права і не суперечити їм.

Тексти документів рекомендується поділяти на дві основні частини. У першій частині вказується підстава складання документа, у другій викладаються висновки, пропозиції, рішення, розпорядження, прохання. Якщо документ складається з однієї фрази, то в першій частині також рекомендується вказати підставу чи причину створення документа, а в другій – прохання, рішення, розпорядження. В окремих випадках текст документа може містити лише заключну частину, наприклад лист, прохання без пояснення.

Текст документа має бути ясним та точним. Упорядник повинен завжди пам'ятати, що документи мають відповідати чинному законодавству, тому у разі потреби слід звіряти документи із законами та підзаконними актами. Особливо це важливо враховувати під час підготовки рішень, наказів та інших розпорядчих документів. У документах слід використовувати лише перевірені, достовірні факти.

Документи можуть бути ілюстровані таблицями. У всіх випадках таблиці виносяться у додаток. Це можна зробити посиланням наприкінці документа або наприкінці відповідного розділу, підрозділу, пункту, абзацу.

Кожному тексту передує заголовок – коротке позначення його змісту. Значення заголовка в документі дуже велике, тому що в заголовку завжди можна коротко і точно виразити основну думку документа. Заголовок – це основний пошуковий елемент документа. Заголовок розміщується у лівому верхньому кутку документа під позначенням його номера та дати. Для документів, що мають великий обсяг або відображають декілька питань, складаються підзаголовки. Правильно складений заголовок скорочує час розгляду документа.

Бухгалтерські документи як носії інформації підлягають Єдиній системі класифікації та кодування (ЄСКК). Код замінює назву об'єкта та служить засобом його ідентифікації. Він зазначається з метою спрощення обробки облікової інформації у первинних облікових документах.

Бухгалтерські документи класифікуються:

· за призначенням;

· Порядок складання;

· Спосіб відображення господарських операцій;

· Місця складання;

· Спосіб заповнення.

За призначенням документи поділяються на розподільні, виправдувальні, бухгалтерські, комбіновані.

Розпорядчі документи - ті, які містять розпорядження виконання тієї чи іншої господарської операції (накази, розпорядження, доручення, платіжні доручення банку перерахування грошей, чеки отримання грошей та інших.).

Виконавчі (виправдувальні) - ті, що підтверджують факт здійснення господарської операції (накладні отримання матеріалів, акти, квитанції та інших.).

Бухгалтерське оформлення - це документи, створені в бухгалтерії організації для підготовки облікових записів (бухгалтерські довідки, довідки-розрахунки, відомості розподільчі, групувальні та ін.).

Комбіновані - документи, які одночасно містять розпорядження та підтвердження про виконання або містять відомості про виконання та ознаки бухгалтерського оформлення (авансовий звіт, розрахунково-платіжна відомість та ін.).

По порядку складання документи бувають первинні та зведені.

Первинні - складаються на кожну окрему господарську операцію безпосередньо в момент її здійснення (табелі обліку робочого часу, прибуткові та видаткові касові ордери, вимоги та ін.).

Зведені - складаються з урахуванням первинних документів (звіт касира, звіт складу та інших.).

Грошові документи відображають наявність та рух грошових коштів (прибуткові та видаткові касові ордери, чеки, облігації та ін.).

Матеріальні документи відображають наявність та рух майна організації (матеріально-виробничих запасів, основних засобів та ін.).

Розрахункові документи відображають розрахунки організації з іншими юридичними та фізичними особами (розрахункові чеки, авансові звіти, платіжні вимоги та платіжні доручення та ін.).

За способом відображення господарських операцій документи поділяються на разові та накопичувальні.

Разові документи призначені для відображення однієї або кількох операцій у момент їх здійснення (накладні, наряди, касові ордери та ін.).

Накопичувальні документи складаються протягом певного періоду часу шляхом накопичення однорідних записів, що повторюються (лімітно-забірні карти, табелі обліку робочого часу та ін.).

За місцем складання документи бувають зовнішні та внутрішні.

Зовнішні документи надходять з інших організацій (виписки банку, добарфо-транспортні накладні, рахунки-фактури та інших.).

Внутрішні документи складаються у самій організації (товарні звіти, розрахунково-платіжні відомості, прибуткові та видаткові касові ордери). За способом заповнення документи поділяються на складені ручним способом та складені з використанням технічних засобів.

Класифікація бухгалтерських документів може бути подана у вигляді наступної схеми: схема № 1 «Класифікація бухгалтерських документів».

Класифікація бухгалтерських документів

Рух документів завжди відображає що склалася в організації організаційну структуру апарату управління і схему розподілу обов'язків між структурними підрозділами та окремими працівниками, тому вдосконалення документообігу невіддільне від раціоналізації формування організаційних структур управління.

Дотримання термінів здачі документів має особливо важливе значення при автоматизації облікових операцій у централізованій бухгалтерії, оскільки це пов'язано з рівномірним завантаженням машин та термінами випуску машинограм. Практика переконує, що порушення термінів здачі документів призводить до того, що машинні регістри, що надходять із запізненням, не використовуються через втрату ними оперативного значення та актуальності.

Первинні документи мають не лише своєчасно складатись, а й містити достовірні дані. Останнє невіддільне від правильної та раціональної організації первинного обліку, якісного складання документації із заповненням всіх потрібних реквізитів, у тому числі чітке заповнення у первинних документах встановлених шифрів, що мають принципове значення при механізації облікових операцій у централізованих бухгалтеріях.

Бухгалтерські документи, пов'язані з використанням кошторисів видатків за бюджетом, спеціальними та іншими коштами, підписуються керівником організації та головним бухгалтером (або їх заступниками).

У централізованих бухгалтеріях банківські документи (чеки та платіжні доручення), а також видаткові касові ордери та платіжні (розрахунково-платіжні) відомості на заробітну плату за строками та сумами виплат з каси підписуються керівником організації (розпорядчі написи), при якому створено централізовану бухгалтерію, або іншими уповноваженими особами та головним бухгалтером або його заступником. Інші документи, які є підставою для видачі грошей, товарно-матеріальних цінностей, а також змінюють кредитні та розрахункові зобов'язання організації підписуються керівниками обслуговуваних організацій та головним бухгалтером централізованої бухгалтерії або їх заступниками.

Усі банківські операції проводяться через бюджетні (поточні) рахунки тих організацій, у яких створено централізовані бухгалтерії. В окремих організаціях, що обслуговуються, з великим обсягом операцій з дозволу вищої організації можуть бути збережені бюджетні (поточні) рахунки.

Централізація обліку виконання кошторисів видатків зажадала вдосконалення обліку. Замість книг почали використовувати накопичувальні відомості. Це дозволило відмовитися від великої кількості меморіальних ордерів на кожну операцію, скоротити кількість записів у регістрах синтетичного та аналітичного обліку. Відпала потреба у складанні окремих оборотних відомостей.

Централізація бухгалтерського обліку пред'являє високі вимоги до оформлення первинної документації, що виходить з організацій, що обслуговуються.

Не можна забувати, що спотворення хоча б одного показника при автоматизованій обробці призводить до зміни показників у багатьох взаємопов'язаних документах, тому що їх складання базується на одній і тій же вихідній інформації або послідовному використанні результатної інформації одного завдання як вихідне для вирішення іншого.

Практика переконує, що використання автоматизованих систем управління має поєднуватися з упорядкуванням інформаційної бази, удосконаленням документаційних процесів. Найбільша ефективність від використання електронної обчислювальної техніки може бути досягнута за умови впорядкування всієї вихідної інформації, масовим носієм якої є первинні документи, що фіксують факт здійснення господарської операції.

На жаль, у більшості випадків інформація про основну та фінансову діяльність організацій та їх структурних підрозділів використовується далеко не повністю, а в ряді випадків не використовується взагалі.

Серед головних причин можна назвати низький рівень класифікації та кодування документів, стандартизації та уніфікації, а також незадовільний їх стан, збирання, обробка та зберігання.

Ці причини породжують суперечність між порівняно великим, безперервно зростаючим обсягом інформації та малою величиною коефіцієнта корисного використання інформаційних джерел, що має тенденцію до зниження.

Вихідні дані про матеріальні цінності, вироблення, використання машин та обладнання в більшості випадків заносяться до первинних документів вручну.

В оперативному управлінні діяльністю організацій процес обробки інформації починається зі здійснення господарських операцій, їх кодування та фіксації у первинних документах.

Недосконалість цих дій неминуче веде до нераціонального використання ЕОМ з допомогою збільшення обсягу работ.

3. Організація документообігу

бухгалтерський облік документообіг

Викладаючи третє питаннятеми дати визначення документообігу; його проектування; показати рух документів; терміни їхньої дії.

Документообіг - це рух документів на підприємстві від їх створення або отримання від інших організацій до прийняття до обліку, обробки та передачі до архіву.

Етапи документообігу:

1. Складання документа для підприємства чи отримання з боку;

2. Перевірка документа: за формою, арифметично; по суті;

3. Обробка документа: запис проводок, включення документів до регістру;

4. Здача до архіву.

Своєчасне та якісне оформлення первинних облікових документів, передачу їх у встановлені терміни для відображення в бухгалтерському обліку, а також достовірність даних, що містяться в них, забезпечують особи, які склали та підписали ці документи.

Створення первинних облікових документів, порядок та терміни передачі їх для відображення у бухгалтерському обліку проводяться відповідно до затвердженого в організації графіка документообігу.

Роботу зі складання графіка документообігу організує головний бухгалтер. Графік документообігу затверджується наказом керівника підприємства.

Документообіг, організований за графіком, дозволяє прискорити проходження кожним первинним документом весь шлях - від оформлення та перевірки до обробки, сприяє рівномірному розподілу облікової роботи протягом усього робочого часу, підвищує продуктивність праці рахункових працівників, сприяє посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, а також підвищенню рівня механізації та автоматизації облікових робіт.

Графік документообігу може бути оформлений у вигляді схеми або переліку робіт зі створення, перевірки та обробки документів, що виконуються кожним підрозділом підприємства, установи, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку та строків виконання робіт.

Приклад графіка документообігу на підприємстві

Затверджено наказом № ___ від ___________

Створення документа

Перевірка документа

Обробка документа

Передача до архіву

Назва документу

Кількість екземплярів

Відповідальний за витяг

Відповідальний за оформлення

Відповідальний за виконання

Термін виконання

Відповідальний за перевірку

Хто репрезентує

Порядок подання

Термін подання

Хто виконує

Термін виконання

Хто виконує

Термін передачі

Вимога

ОМТС, бухгалтерія

Щодня (до години)

Бухгалтерія

1 екз. - цех 2 екз. - склад

При звіті під час реєстру

Щодня (до годин)

Бухгалтерія

Щодня

Бухгалтерія

Після закінчення кварталу

Працівники підприємства, установи (начальники цехів, майстри, табельники, працівники планово-економічного, фінансового відділів, відділів праці та заробітної плати, постачання, комірники, підзвітні особи, працівники бухгалтерії та інші) створюють та подають документи, що належать до сфери їх діяльності, графік документообігу. Для цього кожному виконавцю вручається витяг із графіка. У виписці перераховуються документи, що належать до сфери діяльності виконавця, строки їх подання та підрозділи підприємства, установи, до яких подаються зазначені документи.

Контроль над виконанням виконавцями графіка документообігу по підприємству, установі здійснює головний бухгалтер.

Раціональна організація документообігу - це з основних умов правильної постановки бухгалтерського обліку.

Документ, як носій інформації, виступає як неодмінний елемент внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодію їх частин. Інформація є підставою для прийняття управлінських рішень, є доказом їх виконання та джерелом для узагальнень, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи.

Крім того, документування у багатьох випадках є обов'язковим, наказується законом та актами державного управління, тому воно є одним із засобів зміцнення законності та контролю.

Від чіткості та оперативності обробки та руху документів у кінцевому підсумку залежить швидкість прийняття рішень. Тому в раціональній організації документообігу завжди приділяється велика увага, особливо в бухгалтерії, де несвоєчасне опрацювання фінансових документів може призвести до негативних економічних наслідків.

Встановлення того чи іншого порядку документообігу залежить від характеру та особливостей господарських операцій та їхнього облікового оформлення, а також від структури підприємства та його облікового апарату.

До кожного виду чи роду документів (вимог, накладних, рахунків тощо.) розробляється особлива схема документообігу у вигляді графіка руху документів. У цьому графіку зазначаються, через які інстанції (робочі місця) і в якій послідовності проходить документ, і які при цьому відбуваються в кожній інстанції процеси обробки документа та бухгалтерських записів на його основі. Правильно організований документообіг має задовольняти двом найголовнішим умовам: По-перше, кожному за документа встановлюється найкоротший шлях проходження, тобто. мінімальна кількість окремих інстанцій (робочих місць), через які він має пройти без зайвих та повторних рейсів. По-друге, для кожного документа визначається мінімальний термін проходження, обмежений межами часу, необхідного для виконання роботи з документом на кожній інстанції (складання, оформлення, обробка, облікові записи тощо).

4. Інвентаризація як засіб первинного спостереження

Розглядаючи четверте питаннятеми необхідно показати економічну сутність інвентаризації; організацію інвентаризаційної комісії; види інвентаризації; документальне оформлення її результатів; відображення у бухгалтерському обліку.

Важливим етапом підготовки до успішного складання річного бухгалтерського звіту за рік є своєчасне та якісне проведення інвентаризації основних засобів, товарно-матеріальних цінностей, іншого майна, коштів та інших фінансових активів та фінансових зобов'язань організації.

У тих організаціях, де ця робота проведена на належному рівні, реальність показників балансу на 1 січня наступного року, як правило, не викликає жодних сумнівів. Навпаки, проведенню інвентаризації не приділяється належної уваги (чи вона не проводиться взагалі), показники балансу за окремими його статтями не реальні.

За допомогою інвентаризації перевіряється правильність даних поточного обліку матеріальних та грошових коштів, виявляються помилки допущені в обліку, приймаються на облік не враховані господарські об'єкти, контролюється збереження господарських засобів, які числяться у матеріально відповідальних осіб. Практика показує, що в окремих організаціях інвентаризацією охоплюються в повному обсязі майнові цінності.

Інвентаризація має такі мети, тобто. виявлення фактичної наявності майна з даними бухгалтерського обліку; перевірка повноти відображення фінансових зобов'язань в обліку.

Завдання інвентаризації:

встановлення фактичної наявності господарських ресурсів;

контроль за збереженням основних засобів, матеріальних цінностей та коштів шляхом зіставлення їх фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку;

виявлення наднормативних та невикористовуваних матеріальних цінностей з метою їх реалізації, а також матеріальних цінностей, що повністю або частково втратили свої якості;

перевірка стану складського господарства, умов зберігання матеріальних цінностей та експлуатації машин, обладнання, будівель та інших основних засобів;

перевірка реальності дебіторської та кредиторської заборгованостей, незавершеного виробництва, витрат майбутніх періодів, резервів майбутніх витрат та інших статей балансу.

Хотілося б звернути увагу на випадки коли інвентаризація проводиться в обов'язковому порядку.

При зміні власника чи реорганізації підприємства (установи);

При ліквідації підприємства (установи);

Перед складанням річної звітності;

При зміні керівника підприємства (установи) чи іншої матеріально відповідальної особи;

При зміні матеріально відповідальних осіб (на день приймання-передачі справ);

При встановленні фактів розкрадання, пограбування чи зловживання, а також псування цінностей;

Після пожежі чи стихійних лих;

За рішенням контролюючих, судових та інших уповноважених на те органів.

На жаль, ці вимоги часто не виконуються, внаслідок чого після звільнення матеріально відповідальних осіб нерідко розкриваються значні суми нестачі матеріальних та грошових коштів, позови, на стягнення яких згодом до винних не пред'являються, та списуються ці суми наприкінці року в більшості випадків на фінансові. результати, які робити категорично заборонено.

Вибіркові інвентаризації та контрольні перевірки протягом року дисциплінують працівників підприємства, дозволяють своєчасно розкрити порушення, зловживання та факти розкрадання, сприяють збереженню майна підприємства. Там, де матеріально відповідальні особи відчувають жорсткий контроль за своєю роботою з боку працівників бухгалтерської служби, ймовірність зловживання та фактів розкрадання майна зводиться до мінімуму.

У справі забезпечення безпеки матеріальних цінностей і коштів важливе значення мають добір, розстановка і виховання працівників, котрі обіймають посади, що з матеріальної відповідальністю.

З метою посилення відповідальності осіб за збереження довірених їм матеріальних цінностей та коштів адміністрація підприємства укладає письмові договори про повну відповідальність з працівниками, які досягли 18-річного віку, займають посади або виконують роботи, безпосередньо пов'язані зі зберіганням, обробкою, продажем (відпусткою), перевезенням або застосуванням у процесі виробництва переданих їм цінностей.

Призначення, звільнення, переведення та переміщення працівників, з якими укладається або укладено письмові договори про повну матеріальну відповідальність, здійснюються за погодженням з головним бухгалтером (особою, яка його замінює).

Усі проведені для підприємства інвентаризації діляться за низкою ознак.

Розміщено на http://www.allbest.ru/

Залежно від повноти охоплення майна інвентаризації бувають повні та часткові.

Повна інвентаризація охоплює все майно та фінансові зобов'язання підприємства, вона є трудомісткою роботою і тому проводиться один раз на рік, зазвичай перед складанням річного звіту станом на перше січня або на дату, близьку до кінця звітного року.

Часткова інвентаризація охоплює будь-який вид коштів підприємства, наприклад, лише кошти у касі чи лише матеріали певному складі. Вона має проводитись систематично протягом року, оскільки забезпечує збереження майна підприємства, дисциплінує матеріально відповідальних осіб, дозволяє своєчасно приховати порушення, зловживання та факти розкрадання. Там, де матеріально відповідальні особи відчувають жорсткий контроль за своєю роботою з боку працівників бухгалтерської служби, ймовірність зловживань та фактів розкрадань зводиться до мінімуму.

Суцільна інвентаризація охоплює перевірку без винятку наявного майна, пред'явленого конкретним матеріальним лицом.

Вибіркова - це інвентаризація, за якої перевіряються лише деякі (на вибірку) цінності у конкретної матеріально відповідальної особи.

Залежно від підстави проведення інвентаризації можуть бути планові та позапланові. Останні проводяться раптово, терміни їх проведення повинні бути відомі матеріально відповідальним особам. Іноді можуть проводитись за вимогами ревізора, органів народного контролю, фінансових та слідчих органів. Планові інвентаризації проводяться: продовольчих товарів на складах та базах 2 рази на рік, розрахунків з фінансовими органами щодо внесків податків та інших платежів раз на квартал, розрахунків з різними дебіторами та кредиторами 2 рази на рік.

Необхідна проводиться за зміни матеріально відповідальних осіб, після стихійного лиха, при переоцінці матеріальних цінностей, крадіжці.

Повторна проводиться у разі, коли виникли сумніви не лише як інвентаризацію, а й у тому, що матеріально відповідальна особа знала заздалегідь термін початку інвентаризації та підготувалася до неї.

Контрольно-перевірочна проводиться в період інвентаризації або після її закінчення. Вона охоплює щонайменше 10% перевірених цінностей.

За частотою чи періодичністю проведення розрізняють щозмінні, щомісячні (квартальні, піврічні) та річні інвентаризації.

Так, наприклад, щозмінні інвентаризації залишків невикористаних матеріалів, наявності напівфабрикатів або продукції здійснюють у низці виробництв при передачі змін матеріально відповідальними особами, при використанні інвентарного методу контролю за використанням матеріалів, при роботі з особливо дорогими або небезпечними продуктами.

Не рідше, ніж щокварталу, проводиться інвентаризація готівки та інших цінностей у касі.

Найбільш великою та трудомісткою інвентаризацією є річна. При цій інвентаризації перевіряється як наявність матеріальних цінностей, а й стан розрахунків з дебіторами, обгрунтованість сум створених резервів і, реальність кредиторську заборгованість та інших пасивів.

Слід також виділити та розглянути поточні та перманентні інвентаризації. Поточні (постійні) інвентаризації проводяться для виявлення фактичного витрачання сировини та матеріалів у виробництві, перевірки повноти партій, що надходять, матеріальних цінностей, відповідності діючих норм витрати сировини та матеріалів на виробництво окремих видів продукції їх фактичній витраті.

Перманентна (безперервна) інвентаризація полягає в тому, що постійно діюча інвентаризаційна комісія перевіряє в натурі окремі види матеріальних цінностей у той час, коли їх залишок є мінімальним. Така організація інвентаризації суттєво знижує трудомісткість її проведення та дозволяє більш оперативно виявляти природний спад та втрати окремих видів матеріальних цінностей. Адже нерідко в практиці виникають такі ситуації, коли в натурі матеріальних цінностей вже немає, а з обліку значиться їхній залишок, що є природним убутком або нестачею цих цінностей. У разі бухгалтерського обліку на ЕОМ організація перманентної інвентаризації дозволяє підвищити точність обліково-економічної інформації.

Щоб провести інвентаризацію для підприємства наказом керівника створюється постійно діюча інвентаризаційна комісія. До її складу входять керівник чи його заступник, головний бухгалтер, керівники підрозділів, головні спеціалісти, представники контрольно-ревізійної служби підприємства. Перед тим, як проводити інвентаризацію, створюється робоча інвентаризаційна робоча комісія.

Інвентаризація проводиться у присутності матеріально-відповідальної особи. Робота комісії полягає у визначенні фактичної наявності майна. Підсумки відображаються в інвентаризаційних описах, які підписуються головою та членами комісії та передається до бухгалтерії.

Якщо фактичні дані не збіглися з даними бухгалтерського обліку, складається звіряльна відомість, у яку вносяться дані з тих цінностям, якими виявлено розбіжності.

Вартість виявлених при інвентаризації надлишків основних засобів, матеріальних цінностей, коштів та іншого майна підлягає зарахуванню на збільшення прибутку звітного року. Вартість недостачі, псування та іншої втрати майна в межах норм списується за розпорядженням керівника підприємства на витрати виробництва, витрати звернення. Нестачі матеріальних цінностей, коштів та іншого майна, а також псування природних втрат ставляться на винних осіб або за рахунок страхового відшкодування. Некомпенсовані матеріально відповідальними особами недостачі товарно-матеріальних цінностей або втрати від їх псування списуються за рахунок прибутку чи резервних фондів.

Особливістю інвентаризації основних засобів є те, що їхня наявність перевіряється шляхом огляду всіх об'єктів та наявність документів, що підтверджують знаходження зазначених об'єктів у власності підприємства. При виявленні будь-яких розбіжностей в оформленні документів, інвентаризаційна комісія має скласти правильні. За деякими об'єктами визначається сума збільшення чи зниження балансової вартості цього об'єкта. Наявність товарно-матеріальних цінностей перевіряється шляхом обов'язкового їхнього перерахунку, перевішування. Існують також особливості ведення інвентаризації у тих випадках, коли під час проведення інвентаризації товарно-матеріальні цінності надійшли, відпущені, відвантажені, не оплачені в строк, перебувають на складах інших організацій, передано в переробку іншому підприємству, перебувають в експлуатації, видані в індивідуальне користування працівникам або стали непридатними і не списані. Наявність грошових коштів, цінних паперів та грошових документів, бланків цінних паперів та інших бланків документів суворої звітності, кошти на шляху, коштів на розрахунковому, валютному та спеціальному рахунках перевіряються під час проведення інвентаризації коштів, грошових документів та бланків суворої звітності.

Хотілося б додати, що для полегшення процесу проведення інвентаризації необхідно широко використовувати сучасні засоби обчислювальної техніки, яких на деяких підприємствах немає.

Висновок

Отже, можна дійти невтішного висновку, що роль і значення первинного спостереження у бухгалтерському обліку дуже великі. Якщо бухгалтерські документи відображають повну та достовірну інформацію і при цьому відображення господарських операцій здійснюється суцільним методом, безперервно та своєчасно, то й у зведеній бухгалтерській звітності ми отримаємо достовірну та повну інформацію про фінансово-господарську діяльність, необхідну як внутрішнім, так і зовнішнім користувачам.

Володіючи порівнянною та достовірною інформацією, організація має можливість контролю над недопущенням збитків та втрат, а при їх виникненні – можливість їх швидкого усунення, а також можливість планування подальшого перспективного розвитку, виявлення внутрішньогосподарських резервів, забезпечення фінансової стійкості організації.

Науково обґрунтована система організації бухгалтерського обліку сприяє ефективному використанню всіх ресурсів, покращенню відображення та аналізу фінансово-майнового стану підприємств.

На сьогоднішній день до системи бухгалтерського обліку пред'являються підвищені вимоги у зв'язку з орієнтацією на міжнародні стандарти обліку та звітності та ширше використання позитивного вітчизняного та зарубіжного досвіду на обробку бухгалтерської інформації із застосуванням різних засобів обчислювальної техніки. Вирішення цих проблем пов'язане з подальшим розвитком теоретичних та методологічних положень бухгалтерського обліку.

Список використаної літератури

1. Кір'янова З.В. «Фінанси та статистика», М. 1998 р.

2. Кондраков Н.П. «Бухгалтерський облік» 2-е видання, «Інфра – М», М. 1999

3. Кожин В.Я. Бухгалтерський облік (посібник для початківців), «Іспит», М. 1999р.

4. Соколов Я.В. Принципи бухгалтерського обліку "Бухгалтерський облік", 1996р.

5. Соколов Я.В. Бухгалтерський облік від витоків до наших днів, «Юніті», М. 1996, (навчальний посібник)

6. Роберт Н. Антоні. Основи бухгалтерського обліку, м. Москва, 1995

7. Глушков І.Є. Бухгалтерський облік на сучасному підприємстві, ЕКОР, м. Новосибірськ,1994

8. Хорін О.М. Бухгалтерський облік та підприємництво// Б.У. №8,94г.

9. Федеральний закон «Про бухгалтерський облік» від 21.11.96 р. №129-ФЗ.

10. Цивільний кодекс Російської Федерації. Частина I та II. - М.: Проспект, 1998.

11. Козлова Є.П., Бабченко Т.М., Галаніна О.М. Бухгалтерський облік у малому підприємництві - М.: Фінанси та статистика, 1997.

12. Козлова Є.П., Парашутін Н.В., Бабченко Т.М., Галаніна О.М. - Бухгалтерський облік.-2-ге вид., доп.- М.: Фінанси та статистика, 1997.

13. Бухгалтерський облік: Підручник/П.С. Безруких, В.Б. Івашкевіц, Н.П. Кондраков та ін; За ред. П.С. Безруких. - 3-тє вид., перероб. та дод. - М: Бухгалтерський облік, 1999.

Розміщено на Allbest.ru

Подібні документи

Документи як джерело первинної інформації та спостереження за рухом матеріальних, трудових та фінансових ресурсів. Класифікація та порядок складання бухгалтерських документів, організація документообігу. Інвентаризація та її місце у первинному обліку.

реферат, доданий 24.06.2010


Значення та цілі первинного спостереження. Класифікація бухгалтерських документів. Вимоги до заповнення первинних документів. Правила перевірки первинних документів та виправлення помилок у них. Порядок вилучення в організації документів.

курсова робота , доданий 07.09.2011


Опис облікового процесу формування результату діяльності. Дослідження обліку та аналіз фінансової звітності на умовно взятому підприємстві (на прикладі організації "Газком"). Склад та вимоги до звітності про фінансові результати.

курсова робота , доданий 01.12.2009


Поняття, особливості та значення первинного бухгалтерського спостереження. Бухгалтерська документація, її сутність, функції, завдання, реквізити, класифікація та роль у управлінні підприємством. Загальна характеристика матеріальних носіїв облікової інформації.

контрольна робота , доданий 21.03.2010


Сутність первинного обліку, його роль та значення. Поняття документообігу та її особливості в організаціях торгівлі. Організація аудиту первинного обліку. Способи відображення операцій. Чинна практика первинного обліку в КДУ "Світлинський лісгосп".

курсова робота , доданий 25.04.2013


Характеристика предмета, методу бухгалтерського обліку та документообігу. Порядок формування та облік фінансових результатів діяльності організації. Інвентаризація, її роль та значення у бухгалтерському обліку. Порядок проведення та облік її результатів.

курсова робота , доданий 12.08.2010


Характеристика засад сучасного бухгалтерського обліку. Сутність методу бухгалтерського обліку, основні елементи. Поняття бухгалтерського обліку, його мета та завдання. Подвійний запис, його сутність, еволюція та значення. Принцип дії подвійного запису.

курсова робота , доданий 24.06.2013


Поняття та історичний розвиток форми бухгалтерського обліку. Класифікація облікових регістрів та операції у них. Їхня роль у бухгалтерському обліку. Різновид форм бухгалтерського обліку. Основні методи перевірки бухгалтерських записів в облікових регістрах.

контрольна робота , доданий 14.06.2010


Основи первинного обліку для підприємства. Поняття облікових документів та їх значення. Класифікація облікових документів. Форма облікових документів. Організація документообігу у бухгалтерському обліку. Система документообігу первинних облікових документів.

курсова робота , доданий 29.06.2008


Позитивні та негативні моменти Закону про бухгалтерський облік. Вплив Закону "Про бухгалтерський облік" на керівництво бухгалтерським обліком у масштабах країни. Загальні засади організації бухгалтерського обліку. Огляд нових нормативних документів.

Предметом бухгалтерського обліку є:

1. майно підприємства (тобто господарські кошти) та джерела його освіти (власний та позиковий капітал);
2. рух майна та джерел його формування (тобто скоєні господарські операції);
3. фінансові результати діяльності підприємства (прибуток чи збиток).

Господарська операція характеризує окремі господарські дії (факти), що викликають зміни у складі, розміщенні майна та/або джерелах його утворення. Це можуть бути, наприклад, такі операції: відпустка зі складу матеріалів у виробництво, випуск готової продукції, зарахування отриманих від покупців коштів на розрахунковий рахунок, надання тимчасово вільних коштів у позику, нарахування амортизації за основними засобами організації і т.п.

До об'єктів бухгалтерського обліку, які забезпечують виробничо-господарську та фінансову діяльність, відносять майно економічного суб'єкта (активи) та джерела його формування (пасиви) - кредиторську заборгованість та власний капітал.

• матеріальні та невловимі;
• грошові та негрошові і т.д.

Відповідно до «Концепції бухгалтерського обліку в ринковій економіці Росії» активомвизнаються господарські кошти, контрольовані організацією внаслідок минулих подій її господарської діяльності та які мають принести їй економічні вигоди у майбутньому.

Майбутні економічні вигоди - це потенційна можливість майна прямо чи опосередковано сприяти припливу коштів чи його еквівалентів у організацію.

Відповідно до Положення з бухгалтерського обліку «Доходи організації» ПБО 9/99, доходами організації визнається збільшення економічних вигод у результаті надходження активів (грошових коштів, іншого майна) та/або погашення зобов'язань, що призводить до збільшення капіталу цієї організації, за винятком вкладів учасників (власників) майна).

Відповідно до Положення з бухгалтерського обліку «Витрати організації» ПБУ 10/99, витратами організації визнається зменшення економічних вигод у результаті вибуття активів (грошових коштів, іншого майна) та/або виникнення зобов'язань, що призводить до зменшення капіталу цієї організації, за винятком зменшення вкладів за рішенням учасників (власників майна).

Активи підприємства залежно від ролі, яку вони виконують у виробничо-господарській та фінансовій діяльності, прийнято класифікувати за складом та розміщенням (рис. 3.1).

Основні засоби- частина майна, що використовується як засоби праці при виробництві продукції, виконанні робіт або надання послуг, або для управління організацією протягом періоду, що перевищує 12 місяців. Це визначення дано згідно з Положенням з бухгалтерського обліку «Облік основних засобів» ПБО 6/01. Основні кошти використовують у господарську діяльність тривалий час, зберігаючи натуральну форму, зношуються поступово, як і дозволяє підприємству їх вартість включати у собівартість продукції (робіт, послуг) частинами шляхом нарахування амортизації. Амортизація - це планомірний процес погашення вартості об'єкта у процесі зносу шляхом перенесення цієї вартості на вироблений продукт (роботу, послугу). Під зносом розуміють поступову втрату об'єктом споживчої вартості. Розрізняють фізичний та моральний знос.

Капітальні вкладиможна поділити на дві групи: а) які належать до основних засобів; б) які не належать до основних засобів. До основних засобів відносяться капітальні вкладення на докорінне поліпшення земель (осушувальні, зрошувальні та інші меліоративні роботи), капітальні вкладення в орендовані об'єкти основних засобів, капітальні вкладення у багаторічні насадження. Капітальні вкладення у витрати на будівництво основних засобів (незавершене будівництво), і навіть витрати на придбання окремих об'єктів нематеріальних активів, основних засобів, устаткування, здане у монтаж чи підлягає монтажу враховується відокремлено від основних засобів. Щодо цих об'єктів не застосовується ПБО 6/01.

Нематеріальні активи- Об'єкти довгострокового вкладення (понад 12 місяців), що не мають матеріально-речовинної структури, але мають вартісну оцінку та здатність приносити організації дохід у майбутньому. Організаційні витрати - це витрати, пов'язані з утворенням юридичної особи, визнані відповідно до установчих документів частиною вкладу учасників (засновників) у статутний капітал організації (виготовлення печатки, реєстраційні збори тощо). Ділова репутація організації (у західній термінології «гудвілл») згідно з ПБО 14/2000 «Облік нематеріальних активів» визначається як різниця між покупною ціною організації (тобто придбаного майнового комплексу в цілому) та вартістю бухгалтерського балансу всіх її активів. Вартість нематеріальних активів погашається шляхом нарахування амортизації.

До фінансовим вкладеннямвідносяться інвестиції у статутні капітали та цінні папери інших організацій, витрати на придбання державних цінних паперів, кошти, що надаються у позику. Фінансові вкладення поділяються на довгострокові (терміном понад 12 місяців) та короткострокові (терміном до 12 місяців). Довгострокові фінансові вкладення мають на меті досягнення фінансового контролю над організацією, в яку вкладаються інвестиції, або забезпечення стабільних доходів протягом тривалого часу. Фінансові вкладення не витрачаються та його вартість не розподіляється за періодами (не амортизується).

Оборотні активиприйнято поділяти на оборотні фонди, що у процесі виробництва та фонди звернення, що у процесі звернення. Процес звернення передбачає реалізацію продукції, закупівлю матеріально-виробничих запасів, зберігання грошей на рахунках банку та інших.

Виробничі запаси- предмети праці, що забезпечують разом із засобами праці та робочою силою виробничий процес підприємства, у якому вони використовуються одноразово протягом одного виробничого циклу та одночасно переносять свою вартість на собівартість продукції. До виробничих запасів відносяться сировина та основні матеріали, допоміжні матеріали, покупні напівфабрикати та комплектуючі вироби, зворотні матеріали (відходи), тара, паливо, запасні частини, малоцінні предмети.

Незавершене виробництво- це продукція, яка не пройшла всіх стадій, передбачених технологічним процесом, а також вироби неукомплектовані, які не пройшли випробування та технічного приймання, наприклад, зшиті книжкові блоки без обкладинки.

Витрати майбутніх періодівявляють собою певні оборотні активи невловимого характеру, корисність яких закінчиться в найближчому майбутньому (авансом виплачена орендна плата, підписка на газети та журнали, окремі витрати, пов'язані з освоєнням виробництва та підготовкою кадрів тощо). У момент постановки на облік ця стаття представляє витрати, вироблені організацією у звітному періоді, але які стосуються наступних звітних періодів. Витрати майбутніх періодів підлягають списанню на собівартість (або ставляться на собівартість) гаразд, встановлюваному організацією (рівномірно, пропорційно обсягу випущеної продукції та інших.) протягом періоду, якого вони ставляться.

Готова продукція- це частина матеріально-виробничих запасів організації, призначена на продаж, закінчена обробкою (комплектацією), що є кінцевим результатом виробничого процесу, технічні та якісні характеристики якої відповідають умовам договору.

Товари - частина матеріально-виробничих запасів організації, придбана в інших юридичних чи фізичних осіб, і призначена для продажу без додаткової обробки. Товари відносяться до фондів обігу.

Товари відвантажені є відвантажені зі складу або з цеху готову продукцію або товари, виручка від продажу якої певний час не може бути визнана в бухгалтерському обліку.

Грошові кошти- Фінансові ресурси в касі підприємства, на рахунках банку. Кошти на депозитних рахунках - це вклади, що відрізняються обумовленим терміном зберігання (терміновий вклад) та вищим відсотком винагороди, який залежить від тривалості дії депозитного договору, на відміну від вкладів на поточному (розрахунковому) рахунку.

Кошти у розрахункахабо дебіторська заборгованістьвиникає внаслідок відпустки покупцям готової продукції, товарів та надання послуг без попередньої оплати за умов погашення боргу покупцем в обумовлені терміни. Дебітор - це той, хто винен підприємству. Отже, дебіторська заборгованість - це кошти, які контрагенти винні підприємству (кошти для отримання). Розрахунки з покупцями та замовниками враховуються за двома основними напрямками:

• у вигляді рахунків, виставлених за продукцію (товари) або послуги, право власності на які перейшло до покупців та замовників;
• за векселями, отриманими від покупців та замовників.

До дебіторської заборгованості належать видані аванси. Аванси видані - це кошти (частина фондів обігу), які найближчим часом перетворяться на матеріальні або невловимі активи, отримані послуги або, при невиконанні постачальником договірних зобов'язань, повернуться у вигляді коштів на рахунок у банку або касу підприємства.

Прикладами дебіторської заборгованості організації є: заборгованість постачальників, одержані векселі, заборгованість засновників по вкладах у статутний капітал, заборгованість страхової організації перед підприємством з виплати сум страховки, заборгованість персоналу підприємства з відшкодування матеріальних збитків, належні працівникам кошти

фондів соціального страхування, аванси видані, належні підприємству суми до відшкодування з бюджету з податку на

додану вартість та ін.

Абстрактні активи– це специфічний вид майна економічного суб'єкта. Вони являють собою суму коштів, що безповоротно вилучається з прибутку (платежі до бюджету у вигляді податків, кошти, що спрямовуються на виплату доходів (дивідендів) учасникам підприємства, відрахування на благодійні цілі). Тому зазначені кошти абстрактні від участі у поточній діяльності організації. Різновидом абстрактних активів є збитки. Їхня наявність характеризує прямі втрати, «проїдання» майна як результат неефективного управління підприємством.

Майно підприємства (господарські кошти чи активи) можна класифікувати за низкою ознак:

• довгострокові та поточні (необоротні та оборотні);
• матеріальні та невловимі;
• грошові та негрошові і т.д.

За часом корисного використання активи поділяються на довгострокові та поточні (короткострокові). У російському обліку прийняті поняття «необоротні» та «оборотні» активи. Поняття довгострокових та необоротних активів ідентичні, також як поняття поточних та оборотних активів. Необоротними активамивважають активи, корисні властивості яких очікується використовувати більше року, зазвичай протягом кількох років. Під оборотними (поточними) активами мають на увазі активи, корисні властивості яких споживаються або в одному виробничому циклі, або в строки, що не перевищують одного року. До необоротних активів відносять кошти, капітальні та довгострокові фінансові вкладення, нематеріальні активи. Решта видів активів є оборотними чи поточними.

Особливий різновид об'єктів бухгалтерського спостереження становлять невловимі(Не мають фізичної форми) активи, які мають місце як серед поточних, так і серед довгострокових активів. До невловимих активів відносять короткострокову та довгострокову дебіторську заборгованість, витрати у витрати майбутніх періодів, фінансові інвестиції, нематеріальні активи. До матеріальним активамвідносять, наприклад, готову продукцію, незавершене виробництво, основні засоби, сировину та матеріали тощо.

Активи поділяються на грошові та негрошові. Грошові активи включають кошти, фінансові вкладення та дебіторську заборгованість. Всі інші активи є негрошовими.

Під джерелами формування майна (пасивами)розуміють капітал, зобов'язання, кредиторську заборгованість, фонди, резерви, прибуток. Угруповання пасивів (класифікація майна за джерелами освіти) представлено на рис.3.2.

Капітал, авансований власником(складковий капітал, статутний капітал, статутний фонд, пайовий фонд тощо) є основним джерелом власних коштів підприємства. Він може бути вкладеним та оголошеним. Вкладений статутний капітал- це сумарна величина внесків власників підприємства (коштів чи фінансових вкладень, основних засобів, нематеріальних активів, матеріально-виробничих запасів та інших.). Оголошений статутний капіталутворюється у тих випадках, коли капітал фактично не внесено, а лише продекларовано. Учасники (власники) підприємства повинні внести його відповідно до термінів, зазначених в установчому договорі.

Специфічним джерелом власні кошти підприємства виступає цільове фінансування. Цільове фінансування- це джерела коштів, що надійшли від інших організацій або фізичних осіб, а також з бюджету, призначені для здійснення заходів цільового призначення (бюджетні асигнування на випуск високотехнологічної продукції, внески працівників підприємства на будівництво дитячого спортивного комплексу, внески спонсорів на придбання обладнання тощо) .) Цільове фінансування, використане не за призначенням або невикористане взагалі, із джерела власних коштів перетворюється на джерело залучених коштів (зобов'язання, що підлягає поверненню).

Додатковий капітал- Бухгалтерська категорія, призначена для відображення джерела виникнення майна за двома напрямками:

• за рахунок приросту вартості майна активів, виявлених за результатами їхньої переоцінки (переоцінка проводиться за рішенням керівництва підприємства на початку звітного року);
• за рахунок емісійного доходу (сум перевищення продажної вартості акцій підприємства над їхньою номінальною вартістю). Емісійний дохід розглядається як резерв, створюваний на покриття можливих збитків при реалізації звичайних акцій за вартістю, нижчою за номінальну.

Реінвестований (зароблений) капітал власникаформується за рахунок прибутку, отриманого за результатами виробничо-господарської та фінансової діяльності. Прибуток підприємства - це перевищення доходів підприємства з його витратами. Відповідно, збиток – це перевищення витрат підприємства над його доходами. Прибуток та збиток – фінансові результати фінансово-господарської діяльності організації.

За рахунок прибутку формуються резервний капітал, фонд накопичення та фонд соціальної сфери (фонди спеціального призначення, що безумовно належать власникам), резерви під знецінення вкладень у цінні папери, резерви за сумнівними боргами. Частина прибутку, нерозподіленого за резервами та фондами складає нерозподілений (капіталізований) прибуток минулих років.

Резервний капіталпризначений для покриття непередбачених втрат та збитків звітного року, а також для виплати дивідендів акціонерам, які мають привілейовані акції (префакції) за недостатності прибутку, а також для погашення облігацій акціонерного товариства.

Фонди спеціального призначення: фонд накопичення служить для фінансування виробничого процесу підприємства та його фінансової діяльності (купівля обладнання, матеріалів, цінних паперів тощо); фонд соціальної сферифінансує вкладення у соціальну інфраструктуру підприємства (будівництво та утримання будинків відпочинку, спортивних клубів, дитячих дошкільних закладів, медичних кабінетів тощо); фонд споживанняслужить для матеріального заохочення працівників (премії, матеріальна допомога тощо). Фонд споживання не є реінвестованим капіталом, тому що не йде на розвиток та підтримку виробничо-фінансової діяльності підприємства і не є джерелом майна підприємства, а є джерелом абстрактних активів, свого роду зобов'язанням перед співробітниками щодо їх винагороди за успішну роботу. До фондів спеціального призначення, що безумовно належать власникам, належать фонд накопичення та фонд соціальної сфери. Вони є реінвестованим власним капіталом.

Новий План рахунків не передбачає розподілу прибутку по фондах (накопичення, соціальної сфери, споживання), оскільки це перебуває у компетенції власників підприємства. У бухгалтерському обліку ці фонди тепер відображають як нерозподілений прибуток, що йде на фінансування необхідних проектів та на заохочення співробітників щодо рішення власників.

Резерви під знецінення вкладень у цінні паперислужать покриття втрат під час падіння курсу цінних бумаг.

Резерви за сумнівними боргамислужать для компенсації втрат у разі неможливості стягнення з дебітора належних підприємству сум. Сумнівним боргом визнається дебіторська заборгованість організації, яка не погашена у строки, встановлені договорами, та не забезпечена відповідними гарантіями.

Позиковими джерелами майна виступають кредити та позики та кредиторська заборгованість.Позиковий (залучений) капітал утворюється з допомогою зобов'язань перед іншими і третіми особами - позикодавцями. Зобов'язання характеризуються:

• конкретними економічними ресурсами (поверненню підлягають чи самі ресурси, чи його грошовий еквівалент - залежно та умовами угоди);
• адресністю (ресурси повертаються позикодавцю або іншій третій особі за дорученням позикодавця);
• строком погашення заборгованості;
• винагородою за користування ресурсами;
• санкціями за порушення договірних зобов'язань за строками та сумами погашення заборгованості.

Позиковий капітал вважається довгостроковим, якщо він розрахований термін погашення понад рік з дня реєстрації їх у бухгалтерському обліку. До короткострокового позикового капіталу відносяться зобов'язання зі строком погашення до року.

Кредит видається кредитною установою (банком). Це позичка банку, що підлягає поверненню у вказаний у кредитному договорі строк за певну плату (відсоток). Зобов'язання з банківського овердрафту- Різновид короткострокових позичок (кредитів), що надаються кредитуючим банком. Це найбільш поширена на Заході форма кредитування, коли за трохи підвищений позичковий відсоток банк на підставі домовленості, укладеної при відкритті банківського рахунку (або спеціальною угодою), оплачує рахунки клієнта у разі відсутності коштів на його розрахунковому рахунку. Банк надає кредит до заборгованості, обумовленої угодою (так званого кредиту довіри). При надходженні коштів на рахунок клієнта банківський овердрафт погашається насамперед.

Позика надається підприємству юридичними особами, які не мають ліцензії на банківську діяльність, або фізичними особами. Позики можуть мати дві форми: облігаційну позику та позику по заставній. Облігації, випущені організацією, - боргові зобов'язання виплатити їх власникам у визначений строк заявлені у них суму та відсотки за встановленою ставкою (виплачуються до настання терміну погашення). Відсотки за випущеними довгостроковими облігаціями враховуються як короткострокові зобов'язання. Заставна (чи заставна облігація) - різновид довгострокових чи короткострокових зобов'язань, забезпечених певними активами позичальника. У разі недотримання умов контракту надані на забезпечення активи можуть бути реалізовані позикодавцем. Якщо виручка від реалізації забезпечених активів виявиться меншою за суму заставної, то її власник (що надав кредит) стає незабезпеченим кредитором позичальника до виплати різниці.

Кредиторська заборгованість- це заборгованість (зобов'язання) підприємства перед юридичними чи фізичними особами. Кредитор – це той, кому має підприємство. Отже, кредиторська заборгованість - це залучені джерела, сформовані рахунок коштів, наданих підприємству третіми особами.

Розрахунки з постачальниками та підрядникамивраховуються за двома напрямками:

• як рахунків, виставлених постачальниками за відвантажену підприємству продукцію;
• за векселями, виданими постачальникам.

У першому випадку постачальник відвантажує підприємству продукцію та виставляє підприємству рахунки оплату, а підприємство ще оплатило рахунки, тобто. підприємство повинне постачальнику. Постачальник стає кредитором підприємства, підприємство має кредиторська заборгованість. Коли постачальник надає підприємству відстрочку платежу певну винагороду, має місце комерційний кредит.

Останніми роками у російську економіку повернулося поняття «вексель». Вексель - це безумовне зобов'язання сплатити певну суму на вимогу або у встановлений термін за певну винагороду (відсоток). Особа, яка підписує вексель і цим зобов'язується сплатити за ним, називається векселедавцем. Одержувач векселі називається векселедержателем чи ремітентом. Для кредитора розрахунки векселем кращі, ніж розрахунки за рахунками, оскільки за векселем нараховуються відсотки.

Багато підприємств вважають за краще поєднувати відвантаження товарів та надання послуг з паралельною їх оплатою. У разі поширена попередня оплата через банк. Підприємство-продавець одержує аванс від покупця, якому найближчим часом необхідно поставити товар чи надати послугу. У момент надходження коштів на розрахунковий рахунок підприємство-продавець стає боржником перед покупцем. Таким чином, аванси отриманіє різновидом кредиторську заборгованість.

Заробітня платає зобов'язанням (боргом) підприємства перед персоналом, оскільки практично завжди існує розрив у часі між моментом нарахування заробітної плати (іншими словами, включення заробітної плати у собівартість продукції та визнання зарплати як борг підприємства перед персоналом) та моментом видачі зарплати. До видачі заробітної плати вона враховується як кредиторська заборгованість підприємства.

Заборгованість перед бюджетом та позабюджетними фондами(органами соціального страхування та забезпечення) виникає у зв'язку з розривом у часі нарахування податків та зборів (тобто їх розрахунком та віднесення на витрати або вказівки джерела їх виплати) та їх виплатою. Нарахування податків відбувається раніше виплати. Таким чином, кредиторську заборгованість перед бюджетом та позабюджетними фондами слід розглядати як короткострокове джерело залучених коштів.

Зобов'язання перед засновниками щодо виплати дивідендіввиникають внаслідок розриву у часі факту розрахунку (нарахування) дивідендів власникам організації та моментом погашення цієї заборгованості. Відповідно до принципу господарської одиниці майно підприємства розглядається відокремлено від майна його власників (других осіб). Тому підприємство нараховує власникам винагороду (дивіденди) використання власного статутного капіталу. Підприємство є боржником перед власниками, отже виникає кредиторська заборгованість.

Доходи майбутніх періодів, чи відстрочені доходи, - кошти, отримані авансом, погашення заборгованості якими очікується як відпустки (відвантаження) покупцям готової продукції, і навіть з допомогою виконання замовників робіт і послуг протягом кількох суміжних періодів у майбутньому. Так, видавництво приймає замовлення (і платежі) на передплатні видання до початку періоду, в якому здійснюватиметься постачання журналів. У момент отримання платежів кошти не вважаються доходами, а розглядаються як зобов'язання перед одержувачами, які у майбутньому (у міру отримання передплатниками журналів) перетворюватимуться на доходи. До доходів майбутніх періодів відносяться також заборгованість із недостач від винних осіб, надходження за якими здійснюватимуться в майбутніх періодах. Безоплатно отримані цінності згідно з новим Планом рахунків також є доходами майбутніх періодів. В останніх двох випадках доходи майбутніх періодів будуть джерелами власних коштів.

Резерви майбутніх витрат та платежівстворюються для подальшої оплати відпусток працівників, оплати ремонту основних засобів, на гарантійний ремонт та гарантійне обслуговування. Ці резерви є заборгованістю перед персоналом організації, підрядниками, які здійснюють ремонт, і навіть перед покупцями по гарантійним зобов'язанням. До моменту витрачання резервів майбутніх витрат і платежів вони залучаються в господарський оборот підприємства і виступають короткостроковою кредиторською заборгованістю.

виділення">рис.3.3.

Документування- спосіб первинного відображення господарських операцій, що відбулися, оформлення кожної господарської операції первинними документами. З допомогою документування виробляється суцільне відображення господарської операцій на даний момент і дома їх здійснення.

Інвентаризація - спосіб перевірки відповідності фактичної наявності коштів та джерел їх формування з даними бухгалтерського обліку. Об'єктами інвентаризації є все майно підприємства (основні кошти, нематеріальні активи, фінансові вкладення, матеріально-виробничі запаси, кошти, дебіторська заборгованість) та всі види фінансових зобов'язань (кредиторська заборгованість, кредити банків, позики, резерви та ін.).

Оцінка - спосіб вираження об'єктів бухгалтерського обліку в узагальнюючому грошовому вимірнику. Мета оцінки полягає у визначенні фактичної собівартості господарського факту, що відбувся. Різновидом оцінки вважається калькуляція.

Калькулювання- спосіб угруповання витрат та обчислення собівартості одиниці продукції на основі обліку.

Бухгалтерські рахунки- спосіб економічного угруповання об'єктів спостереження, що дозволяє відобразити не тільки початковий і кінцевий стан, а й самі зміни об'єктів обліку в результаті господарських операцій, що відбулися. Рахунки відкриваються на кожен вид активу та кожен вид пасиву. Бухгалтерські рахунки є важливим елементом бухгалтерської інформаційної системи, інструментом її моделювання.

Подвійний запис - спосіб відображення господарських операцій у системі бухгалтерських рахунків. При подвійному записі сума господарської операції записується двічі: за дебетом одного рахунку та кредитом іншого.

Балансове узагальнення- угруповання господарських засобів та їх джерел з економічного змісту на певну дату. Баланс дозволяє зіставити майно підприємства (його активи) та пасиви, обчислені у вартісному вираженні. Балансове рівняння протиставляє економічний зміст обліку (що враховується) і його аспект (за рахунок яких джерел з'явилося в організації майно). Обидві оцінки представлені у балансі у рівновеликих сумах.

Бухгалтерська звітність- це система показників, що відбивають становище організації на звітну дату, і навіть фінансові результати її за звітний період. Використовуючи бухгалтерську звітність, керівництво організації виробляє тактику і стратегію фінансового розвитку-оцінюють можливі ризики підприємництва, вишукують напрями підвищення ефективності виробничих і фінансових вкладень, обирають найбільш привабливу кредитну політику.

Важливим елементом методу бухгалтерського обліку, як та інших видів господарського обліку, є спостереження. Основна мета спостереження - переконатися в тому, що об'єкт облік» або зміни в його складі, обсязі, якості та інші подібні зміни дійсно мали місце. Спостереження та бухгалтерський облік ведеться за всіма об'єктами, які становлять його предмет - основними коштами, матеріалами, майном у процесі виробництва, грошима, джерелами власного майна, заборгованістю тощо.

За загальноприйнятими правилами будь-якого виду обліку спостереження повинні проводити особи, яким доручено ведення обліку. Але й бухгалтерський облік досягти цього неможливо через багаточисельність об'єктів спостереження, їх розкиданості у просторі, тобто. по території організації, множинності та одночасності здійснення різних господарських операцій, бути присутніми при яких бухгалтер фізично не в змозі. У зв'язку з цим у бухгалтерському обліку для спостереження застосовують два специфічні способи або прийому, документація та інвентаризація.

Використання зазначених способів дозволяє обмежити: безпосередню участь бухгалтера в спостереженні і одночасно забезпечити достовірність подій, що відбуваються, один раціон та інших явищ, що підлягають обліку. Бухгалтер основний робочий час знаходиться в приміщенні бухгалтерії, а потрібну для бухгалтерського обліку інформацію про наявність об'єктів обліку та їх зміни під впливом господарських операцій одержує документи, які надходять до бухгалтерії організації від довірених осіб з усіх місць, де знаходяться об'єкти обліку, в міру здійснення господарських операцій

За рядом об'єктів чи окремими сторонами спостереження ведуть безпосередньо самі працівники бухгалтерії. Так, працівники обліку визначають суми амортизації об'єктів, що багаторазово використовуються, та їх залишкову вартість, калькулюють і списують собівартість продукції, робіт і послуг, розраховують прибуток, створюють резерви і капітали, визначають заборгованість з податків і неподаткових платежів тощо. Однак обсяги та характер цих операцій суворо визначені чинним законодавством, статутом організації, іншими нормативними документами та розпорядженнями органів управління.
Отже, перебуваючи в бухгалтерії, працівники обліку спостерігають за об'єктами обліку та всіма змінами лише за допомогою документів: надійшов документ – відбулася зміна, немає документів – об'єкти перебувають у незмінному стані.

Для ведення спостереження все майно організації, включаючи кошти в касі, закріплюється або передається на відповідальне зберігання та цільове використання конкретним посадовим (матеріально відповідальним) особам, які не тільки відповідають за безпеку майна, а й зобов'язані кожен випадок надходження, відпустки, вибуття або його використання, тобто. кожну господарську операцію, оформляти чи підтверджувати відповідним первинним документом. У первинному документі наводиться не тільки результат спостереження, а й кількісного виміру господарської операції, що відбулася. Результат виміру найчастіше представляється кількісним показником у натуральних чи трудових вимірниках. Остаточне вартісне вимір операції, зазвичай, здійснюється вже у бухгалтерії організації.

Спостереження за фактом здійснення господарської операції, кількісний вимір змін у складі коштів або джерел та подальше складання документа в сукупності є відносно самостійним видом оперативно-технічного обліку - первинний облік. Використання цих документів у бухгалтерії організації для ведення бухгалтерського обліку – це «вторинний», вартісний облік. Первинний облік здійснюється під безпосереднім методологічним керівництвом бухгалтерії, первинні документи є вихідною базою, невід'ємною складовою бухгалтерського обліку та повинні відповідати всім його вимогам точності, достовірності, своєчасності та ін.

Поточне спостереження за об'єктами обліку та їх змінами за допомогою документації не завжди дає повну гарантію та впевненість у точності бухгалтерського обліку, тому для періодичного контролю за точністю поточного обліку в організації використовують інвентаризацію. Інвентаризація - це перевірка наявності об'єктів обліку у натурі групою осіб (комісією), включаючи працівника бухгалтерії. Ці особи безпосередньо спостерігають об'єкти, кількісно вимірюють їх та відображають ці результати у спеціальному документі. Назва цього способу - інвентаризація - походить від давнішої назви - інвентар, що означало список цінностей. В даний час документ називається інвентаризаційним описом, а інвентарем - окремі види (об'єкти) майна організації.

Ведення повсякденного спостереження за перебігом господарських операцій посадовими (матеріально відповідальними) особами, оформлення первинної документації потребує певної організації їх робочих місць. Вони повинні бути обладнані відповідними ваговимірювальними приладами, місцем для складання та ведення документації, її зберігання, бланками документів, обчислювальною та іншою оргтехнікою, інструктивними та методичними матеріалами. З окремими працівниками (комірники, касири) укладаються договори про повну матеріальну відповідальність за прийняті зберігання цінності, а посадових обов'язках вказується необхідність приймати і відпускати матеріальні цінності лише з урахуванням документів.

В окремих випадках при великій кількості матеріальних цінностей і господарських операцій, що здійснюються з ними, безпосередню роботу з документами і весь первинний облік на робочих місцях можуть вести обліковці (рахівники, оператори).

Прийом на роботу та звільнення матеріально відповідальних осіб повинні здійснюватись за згодою головного бухгалтера. Забороняється приймати на ці посади осіб, які раніше були засуджені на корисливі злочини, для яких рішеннями судових органів заборонено обіймати посади, пов'язані з матеріальною відповідальністю. Все це в сукупності забезпечує повнішу довіру до посадових осіб, яким доручено вести спостереження та первинний облік від імені бухгалтера (бухгалтерії).