Ризики перейменування товару, що надійшов. Товарна накладна Відмінність найменування відвантажувального товару від приходу

Товарна накладна- первинний бухгалтерський документ, застосовуваний оформлення переходу права власності (шляхом продажу, відпустки) товару чи інші матеріальні цінності від продавця до покупателю.

У накладній вказується найменування (вид) товару, його ціна, кількість та загальна вартість, а також сума ПДВ.

Крім того, товарна накладна повинна містити реквізити передавальної та приймаючої сторін, власноручні підписи уповноважених осіб, печатку організації.

Форма товарної накладної

У силу норм Федерального закону від 06.12.2011 N 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік" усі факти господарської діяльності організації підлягають оформленню первинними обліковими документами, що затверджуються керівником організації за поданням посадової особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку.

У цьому організація може використовувати як самостійно розроблені документи, і , які у спеціальних альбомах і затверджуються Держкомстатом Росії.

Так, Постановою Держкомстату Росії від 25.12.1998 N 132 затверджено Альбом уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку торгових операцій, серед яких - товарна накладна (форма N ТОРГ-12), що застосовується для оформлення продажу товарно-матеріальних цінностей сторонньої організації.

Тому практично організації для оформлення продажу (відпустки) товарно-матеріальних цінностей сторонньої організації застосовують товарну накладну формою ТОРГ-12.

Товарну накладну можна сформувати та зберігати як у паперовому вигляді, так і в електронному.

Оформлення товарної накладної

Складання товарної накладної

Товарна накладна складається у двох примірниках, один із яких залишається в організації-постачальника та є підставою для списання товарно-матеріальних цінностей.

Другий екземпляр товарної накладної передається покупцю (вантажоодержувачу) і є підставою для оприбуткування цих цінностей та відрахування з ПДВ.

Підписання товарної накладної

Первинні документи підписуються керівником та головним бухгалтером або уповноваженими на те особами.

Перелік осіб, уповноважених підписувати первинні документи, затверджуються керівником за погодженням із головним бухгалтером. Таким чином, керівник може передати право підписувати товарну накладну та оформляє це право довіреністю чи наказом.

При цьому в ТОРГ-12 може бути проставлено 5 підписів:

три з боку продавця: (керівник, бухгалтер, відповідальний за відвантаження). У деяких великих організаціях підпис у товарній накладній під час відвантаження ставить одна людина. Зазвичай це якийсь «оператор», який на підставі інформації, отриманої від бухгалтерії та складу, формує документ та підписує своїм підписом. Такий порядок роботи має бути закріплений або у наказі, або в довіреності, або у посадових інструкціях «оператора»;

одна з боку покупця (відповідальний за прийом товару) – у рядку «Вантаж отримав вантажоодержувач». У цьому рядку має стояти підпис офіційно уповноваженого представника покупця - це може бути особа за довіреністю або за Статутом. Тому розписатися повинен або керівник організації-вантажоодержувача (покупця), або уповноважена на ту особу за довіреністю на право підпису первинних документів.

ще один підпис – у рядку «Вантаж прийняв» – ставиться будь-якою матеріально-відповідальною особою, яка фактично приймає вантаж (у тому ж рядку заповнюються дані про доручення за перевезення ТМЦ). Це може бути як перевізник сторонньої організації-транспортувальника, так і представник організації-покупця. Керівник підприємства може прийняти товар без довіреності – у такому разі він розписується у рядку «Вантаж прийняв» і не заповнює рядки за вказівкою реквізитів довіреності.

При цьому, в обох рядках «Вантаж отримав вантажоодержувач» та «Вантаж прийняв» може розписатися одна й та сама особа (якщо вона має і на ТМЦ, і право підпису первинних документів). У цьому випадку підпис ставиться лише у рядку «Вантаж отримав».

Заповнення товарної накладної

У графі «Вантажовідправник» має бути зазначено відповідно до установчих документів повне або скорочене найменування вантажовідправника, юридичну адресу (можна разом із фактичною), телефон та банківські реквізити (р./рах. та БІК обов'язково!).

У разі коли відвантаження товару здійснюється не постачальником, а його структурним підрозділом, то необхідно вказувати у графі «Структурний підрозділ» його адресу місцезнаходження.

Графи «з ОКПО» та «Вигляд діяльності з ОКДП» вказуються для організації, яка становить товарну накладну, тобто для продавця ТМЦ.

У графі бланка товарної накладної «Вантажоодержувач» зазначається відповідно до установчих документів його повне або скорочене найменування, поштову адресу, телефон та банківські реквізити (р./рах. та БІК обов'язково!).

Графа «за ОКПО», навпроти «Вантажоодержувач», має бути обов'язково заповнена.

У графах бланка товарної накладної «Постачальник» та «Плательник» найчастіше вказується аналогічна інформація, що й у графах «Вантажовідправник» та «Вантажоодержувач» відповідно.

Але буває, що постачальник і відправник вантажу (платник і вантажоодержувач) - різні організації. Тоді у даних графах зазначається відповідно до установчих документів повне чи скорочене найменування організації, юридичну адресу, номер телефону та банківські реквізити.

У графі бланку товарної накладної «Підстава» мають бути зазначені номер та дата договору.

Якщо організація-постачальник доставку товару здійснює не самостійно, а залучаючи перевізника (вантажовідправника), то заповнюється графа «Транспортна накладна» (номер та дата транспортної накладної).

Перед зведеною таблицею бланка товарної накладної у графах «Номер документа» та «Дата складання» зазначається порядковий номер накладної та дата його складання відповідно.

Податкова інспекція наполягає на тому, щоб дата складання співпадала з датою відвантаження ТМЦ.
При заповненні зведеної таблиці слід враховувати такі моменти:

Дані у зведеній таблиці форми ТОРГ-12 повинні відповідати даним із бланку рахунку-фактури.

При цьому:

у стовпці 5 бланку товарної накладної вказується код одиниці виміру;


у стовпці 6 бланка товарної накладної вказується вид тари (скорочено), у якій перевозиться товар (наприклад: ящики, коробки та ін.). Якщо перевозять невпакований вантаж, то прописується у відповідному рядку «н/в»;

у стовпці 9 бланку товарної накладної вказується маса кожного товару з урахуванням маси тари. Необхідно прописувати одиниці маси (кг., т. ін.).

У графі бланка товарної накладної після слів «Товарна накладна має додаток на» вказується прописом кількість аркушів додатків до цієї форми.

У графі після слів і містить прописом вказується число порядкових номерів стовпця 1 зведеної таблиці.

у графі «Усього місць» бланка товарної накладної число у перетині рядка «Усього за накладною» та стовпця 8 зведеної таблиці;

у графі «Маса вантажу (нетто, кг.)» бланка товарної накладної число у перетині рядка «Усього за накладною» та стовпця 10 зведеної таблиці;


у графі «Маса вантажу (брутто, кг.)» бланка товарної накладної число у перетині рядка «Всього за накладною» та стовпця 9 зведеної таблиці;


у графі «Усього відпущено на суму» бланка товарної накладної число у перетині рядка «Усього за накладною» та стовпця 15 зведеної таблиці, копійки прописуються цифрами;

З боку постачальника товарна накладна має бути підписана всіма, хто дозволив і зробив відпустку вантажу, а також головним бухгалтером, та завірена печаткою.

Дати з боку продавця та платника повинні співпадати з датою складання накладної.

Електронна форма торгової накладної

Форма та порядок складання електронної накладної нічим не відрізняються від форми та порядку складання її паперового аналога, за винятком того, що електронний документ складається в одному екземплярі, що складається з двох файлів.

Один із них формується на стороні продавця, а другий при пересиланні документа – на стороні покупця.

Для підписання електронних накладних замість власноручного підпису використовуватиметься електронний підпис (ЕП), причому електронний товарний накладний підписується одним електронним підписом з боку продавця, і одним - з боку покупця. Разом два підписи.

При цьому у рядках «Відпустка дозволила», «Головний (старший) бухгалтер», «Відпустка вантажу зробив», «Вантаж прийняв» та «Вантаж отримав вантажоодержувач» зазначаються ПІБ та посади відповідних осіб, а в рядку «За довіреністю №» - інформація про доручення уповноваженої особи.

Об'єднання рахунку-фактури та товарної накладної в один документ

Рахунок-фактуру та товарну накладну (ТОРГ-12) допускається поєднувати в один документ.

Варіанти об'єднання рахунку-фактури та товарної накладної в один документ

Для того, щоб замість рахунку-фактури та товарної накладної складати один документ, існує два варіанти дій:

Варіант 2. Самостійно розробити форму документа. Для цього випливає:

1) доповнити форму рахунка-фактури наступними реквізитами (ч. 2 ст. 9 Закону N 402-ФЗ, п. 9 Правил заповнення рахунка-фактури)):

описом господарської операції - відпустки товарів (наприклад, "товар відпустив" або "відпустку вантажу зробив");

найменуванням посади представника вашої компанії, який відпустив товари, з його підписом, прізвищем та ініціалами;

описом господарської операції - приймання товарів (наприклад, "товари прийняв" або "вантаж отримав");

найменуванням посади представника компанії - покупця або вантажоодержувача, з його підписом, прізвищем та ініціалами;

2) наказом керівника організації затвердити таку доповнену форму рахунка-фактури, як первинний документ, як додаток до бухгалтерської облікової політики.

При цьому виключати будь-які реквізити рахунку-фактури з об'єднаного документа не можна.

Порядок виставлення та реєстрації об'єднаного документа

Доповнений рахунок-фактуру або УПД треба складати:

при відвантаженні, а не протягом п'яти календарних днів від дня відвантаження;

у двох примірниках, один з яких передається покупцю, а другий реєструється у книзі продажів - так само, як звичайний.

Доповнений рахунок-фактура або УПД для обчислення ПДВ, податку на прибуток, а також бухгалтерського обліку будуть документами, що підтверджують відвантаження.

Порядок дій із об'єднаним документом у покупця

На підставі доповненого рахунку-фактури або УПД покупець може:

прийняти товари до бухгалтерського обліку;

прийняти до відрахування ПДВ, так само як за звичайним рахунком-фактурою;

врахувати вартість товарів у податкових витратах.

Облік товарних накладних та зберігання

Законодавчо не закріплено жодних правил обліку товарних накладних.

Тому організація має право сама затвердити правила передачі та зберігання документів.

Насправді, зазвичай складі складається товарний звіт (первинний документ, виходячи з якого у обліку відбиваються дані реалізації товарів та його собівартості), якого у хронологічному порядку прикладаються товарні накладні.

Залишилися ще питання щодо бухобліку та податків? Задайте їх на бухгалтерському форумі.

Товарна накладна: подробиці для бухгалтера

• 12 відтінків «сірих» схем

  Оформлених документів: договори, рахунки-фактури, товарні накладні, довідки про вартість виконаних робіт... відрахування ПДВ: договори, рахунки-фактури, товарні накладні, акти приймання виконаних робіт, протоколи... всі необхідні документи: рахунки фактури, товарні накладні , прибуткові ордери з підписом матеріально... чином оформленими рахунками-фактурами та товарними накладними. А проблемність контрагентів не є...

• Чи обов'язково перевіряти повноваження осіб, які підписали первинні документи з боку контрагентів?

  Коносаментом товарної накладної за формою, розробленою постачальником. При розробці бланка товарної накладної може бути... по організації), тягне за собою недійсність таких товарних накладних. Це підтверджує і арбітражна... свої посадові обов'язки та підписали товарні накладні від імені організації, є... , що підтверджують повноваження осіб, які підписали товарні накладні, факт постачання товару не спростовує... працівникам повноваження на підписання товарних накладних шляхом видачі довіреності в. ..

• Чи можна застосовувати електронний цифровий підпис та факсимільний підпис під час оформлення бухгалтерських документів?

  Застосування факсимільного підпису при оформленні товарних накладних (товарно-транспортних накладних) при... документів (у т.ч. товарних накладних) сторони можуть організувати електронний документообіг... у якому постачання обладнання підтверджувалося товарною накладною, яка була підписана факсиміле. виконаних робіт, що підтверджується договором, товарною накладною та актом на виконання робіт... порядок застосування факсиміле при оформленні товарних накладних (товарно-транспортних накладних) доцільно...

В чому проблема: як оприбуткувати аналогічний товар, найменування якого в різних постачальників відрізняється.

Є рішення: передбачити в обліковій політиці можливість створювати групи однорідних матеріалів та надавати власні найменування номенклатур.

Ситуація

У прибуткових документах постачальника товар називається "Рюкзак підлітковий". У аналітичному обліку у підприємства-покупця значиться аналогічний за своїми ознаками товар, але у картці цей товар має найменування «Ранець».

Запитання:Що робити підприємству? Відкрити новий номенклатурний номер у довіднику номенклатур та нову картку складського обліку матеріалів? Чи можна товари поєднати під одним номером в одну назву?

Аналіз ситуації та висновки

У довіднику номенклатур, створеному підприємством, є певний товар, але у прибуткових документах постачальника він називається інакше. А буває, що у різних постачальників – свої назви одного й того самого товару. Такі ситуації нерідкі.

Що робити? Виділяти новий товар в окрему номенклатуру? Але це призводить до того, що збільшується довідник номенклатур, утруднюється пошук товару.

На жаль, це питання не часто висвітлюється у роз'ясненнях, тому підприємства змушені приймати рішення самостійно. Проте певні висновки з різних джерел можна зробити.

Почнемо з головного нормативного акта з бухгалтерського обліку - Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV. Відповідно до ч. 2 ст. 9 цього Закону одним із обов'язкових реквізитів первинних документів є зміст, обсяг та одиниця виміру госпоперації. Для товарів це буде їх найменування, кількість та їх одиниця виміру. Тобто постачальник під час продажу товару має чітко вказати його найменування. Виходить, що покупець нічого в себе в обліку змінити не може, адже має первинний документ?

Погляньмо, що нам скажуть з цього приводу інші нормативні документи.

Основним документом, який регламентує облік запасів на підприємстві, є П(С)БО 9 «Запаси». Зокрема, у п. 7 стандарту передбачено, що одиницею бухобліку запасів є їх найменування або однорідна група (вигляд). Тобто П(С)БО дозволяє вибирати, що зручніше для обліку.

Є ще Методичні рекомендації, затверджені наказом Мінфіну від 10.01.07 р. № 2. І там у п. 1.4 сказано, що з метою організації бухобліку запасів розпорядчим документом, затвердженим власником підприємства, визначаються:

• правила документообігу та технологія обробки облікової інформації, порядок контролю за рухом запасів та відповідальність посадових осіб;
• порядок аналітичного обліку запасів;
• одиниця натурального виміру запасів кожної одиниці бухобліку.

Тобто порядок формування одиниці обліку матеріалів має бути прописаний у розпорядчому документі. Наприклад, у наказі про облікову політику.Саме в обліковій політиці підприємство фіксує всі властиві йому особливості обліку госпоперацій, для яких можливо кілька варіантів відображення.

Ще є один старий лист Мінфіну СРСР від 30.04.74 р. № 103, з якого випливає, що номенклатури матеріалів створюють за найменуванням або по однорідній взаємозамінній групі. У п. 7 розд. І додатки до цього листа Мінфін зазначив, що для покращення обліку доцільно визначити належну кількість облікових груп матеріалів, уникаючи при цьому надмірного їхнього укрупнення. Однак в окремих випадках укрупнення номенклатурних номерів може допускатися шляхом об'єднання одного номенклатурного номера декількох розмірів, сортів, видів однорідних матеріалів. Тобто для правильної та раціональної організації обліку матеріалів необхідно застосовувати номенклатури, розроблені для групи матеріалів.

Отже, з аналізу нормативних актів і листів, ми усвідомили, що привласнювати товарно-матеріальним цінностям власне найменування – можливо.

Пропонуємо рішення

Як присвоїти придбаному матеріалу власну назву? Рекомендуємо такий алгоритм дій:

1. Зафіксувати порядок формування одиниці обліку запасів в обліковій політиці (див. зразок 1).

2. Розробити як додаток до наказу про облікову політику таблицю, в якій працівники підприємства зможуть відображати та об'єднувати в групи отримані від постачальників товари з різними найменуваннями. Назвіть такий документ, наприклад, «Таблиця відповідності найменувань» (див. зразок 2):

3. При необхідності вносьте зміни до Таблиці. Цей документ, затверджений керівником підприємства, буде підставою для присвоєння власних найменувань товарам (матеріалам), придбаним у постачальника. Наприклад, в даній ситуації до Таблиці буде внесено таку інформацію (див. зразок 3).

Зразок 1

2.3. Одиницею обліку запасів є найменування чи група однорідних запасів. Групи створюються у разі придбання аналогічних за своїми ознаками ТМЦ із різними найменуваннями. З метою упорядкувати відображення ТМЦ, що купуються, відповідно до довідника номенклатур і об'єднати такі матеріали до груп – фіксувати інформацію про присвоєння власних найменувань у Таблиці відповідності номенклатур за затвердженою формою (додаток 3).

Зразок 2

ЗАТВЕРДЖУЮ:
Директор ТОВ «Квітка»
_________________________
М. П.

Таблиця відповідності найменувань

	Найменування товару	Документ	Постачальник	Номенклатурний номер групи	Найменування групи

Зразок 3

	Найменування товару	Документ	Постачальник	Номенклатурний номер групи	Найменування групи
	Рюкзак підлітковий	Накладна від 11.01.16 р. № 3	ТОВ «Ромашка»

Може виникнути питання:

Як заповнити документи у разі повернення товару?

У такій ситуації доведеться вказати в документах те найменування, яке було вказано спочатку у накладній та рахунку-фактурі постачальника. Якщо ви користуєтесь бухгалтерською програмою, то до картки товару можна занести примітку з найменуванням товару згідно з первинними документами постачальника. Або скористатися заповненою Таблицею відповідностей.

При необхідності підприємство-покупець може оприбуткувати ТМЦ під найменуванням іншим, ніж зазначеним у документах постачальника, виходячи із єдиного довідника номенклатур. Для цього рекомендуємо скласти, наприклад, Таблицю відповідності найменувань (як додаток до наказу про облікову політику). Таблиця дозволить зробити висновок про тотожність найменувань ТМЦ. Тоді фіскальні органи не мають претензій.

Бухгалтерська довідка про виправлення помилки— правила її оформлення має знати кожен бухгалтер, оскільки виникнення в обліку ситуацій, які потребують виправлення, — нерідке явище. Розглянемо, як її скласти, у нашій статті.

Призначення бухгалтерської довідки

Бухгалтерська довідка – універсальний первинний документ, який використовується:

• для виправлення помилок, допущених під час оформлення типових облікових операцій;
• проведення операцій, які потребують ручного розподілу нарахованих сум;
• оформлення проводок, котрим відсутні типові форми облікових документів.

Найчастіше у вигляді бухгалтерської довідки виправляють виявлені облікові помилки. Універсальність цього документа дозволяє застосовувати його як для коригування даних поточного звітного періоду, так і для виправлень, що стосуються попередніх років. При цьому виправлення, пов'язані з поточним періодом, відображаються або операціями з доведення сум, або сторнуючі, що дає можливість зберегти коректність сумарних оборотів за рахунками за період.

Коригування за попередніми роками проводяться у кореспонденції з рахунком 91 з віднесенням сум необхідних виправлень до інших доходів чи інших витрат.

Докладніше про особливості процедури виправлення помилок залежно від їх суттєвості та від того, коли вони виявлені, читайте у статті «Способи виправлення у бухгалтерському обліку та звітності» .

Довідка дозволяє одночасно відображати виправлення, що вносяться як до бухгалтерського, так і до податкового обліку (ст. 313 НК РФ), і за рахунок цього зберігати правильність співвідношення між даними 2 обліків.

Форма та необхідні реквізити довідки

Бухгалтерська довідка встановленої форми існує лише для державних органів та установ (форма 0504833 за ОКУД, затверджена наказом Мінфіну Росії від 30.03.2015 № 52н).

Для всіх інших платників податків вона не має строго певного виду, але, як і будь-який первинний документ, повинна складатися з дотриманням вимог щодо наявності обов'язкових реквізитів (п. 2 ст. 9 закону «Про бухгалтерський облік» від 06.12.2011 № 402-ФЗ), таких як:

• найменування суб'єкта, який оформляє документ;
• назва документа та дата його складання;
• зміст операції, що виробляється;
• необхідні кількісні та сумові показники, що належать до здійснюваної операції;
• підписи відповідальних осіб із їх розшифровкою та зазначенням посад.

Опис сутності виробленої операції можливо як у текстовому, і у табличному вигляді. Оскільки бухгалтерська довідка є одним із офіційно дозволених до застосування первинних облікових документів, її форму, розроблену самостійно, рекомендується затвердити в обліковій політиці.

Про принципи, якими необхідно керуватися при складанні облікової політики, докладніше читайте у статті «Як скласти облікову політику організації (2018)?» .

Затверджена форма та наявність у довідці обов'язкових реквізитів надають їй значення документа, оформленого з дотриманням усіх необхідних правил. Це може зіграти свою роль за її пред'явлення у процесі податкової перевірки.

Нюанси основного змісту довідки

В основній частині бухгалтерської довідки, присвяченій виправленням, мають бути докладно викладені:

• суть зробленої помилки;
• номери та дати документів, з якими пов'язані виправлення;
• обґрунтування виправлень та прийняті рішення щодо коригування;
• необхідні розрахунки зі своїми розбивкою за періодами, яких ставляться розраховані суми, якщо це має значення для бухгалтерського обліку та розрахунку податків.

До тексту довідки можуть входити самі розрахунки, необхідних її складання. Вони, так само як і копії первинних документів, при прийнятті до обліку яких спочатку було допущено помилку, можуть бути додатками до довідки.

Обов'язковою умовою буде одночасне відображення проводок, що належать до бухгалтерського та податкового обліку. Для податкового обліку довідка стане необхідним документальним обгрунтуванням прийняття до обліку витрат (п. 1 ст. 252 НК РФ).

При веденні автоматизованого обліку дані, що належать до податкових, можуть заповнюватись за бухгалтерськими даними в автоматичному режимі при натисканні відповідної кнопки, як це відбувається у програмі 1С при заповненні документа «Операція (бухгалтерський та податковий облік)». Якщо виправлення стосуються операцій стандартного характеру і тягнуть за собою зміни в кількох накопичувальних регістрах, то в програмах для внесення виправлень замість бухгалтерської довідки можливе використання такої операції, як «Коригування записів регістрів» (програма 1С), яка дозволить коректно зробити виправлення у всіх звітах, де зафіксовано помилкові дані.

Один із можливих зразків оформлення бухгалтерської довідки у зв'язку з виявленою обліковою помилкою ви знайдете на нашому сайті.

Підсумки

Бухгалтерська довідка — первинний обліковий документ, який набуває особливого значення у ситуаціях, коли необхідне виправлення допущених облікових помилок. Для більшості платників податків суворо встановленої форми такої довідки немає, проте при її оформленні необхідне дотримання певних правил.

Питання

Добридень

Підкажіть, будь ласка, ми закуповуємо товар під одним найменуванням та артикулом, а у себе ставимо на облік, змінюючи найменування. Чи необхідно в такому разі складати якийсь додатковий документ на зміну назви купленого товару?

Відповідь

Оформити перейменування необхідно так, щоб можна було точно визначити, що у ваших документах на відвантаження (відпустка товару у виробництво) вказуються ті самі цінності, які названі в документах, отриманих від постачальника.

Насамперед потрібно скласти наказ, де зазначатиметься, що для обліку та контролю товарно-матеріальних цінностей їх облік вестиметься під найменуваннями, зафіксованими внутрішньою номенклатурою. Якщо комерсант складає облікову політику, це необхідно вказати в обліковій політиці.

Далі слід скласти та затвердити наказом цю внутрішню номенклатуру. На додаток обов'язково слід оформити таблицю відповідності найменувань товарів, які використовують постачальники (найменування, зазначені у документах від постачальників), найменуванням внутрішньої номенклатури. Окремо для випадків, коли покупці просять вказувати в документах певні назви тих чи інших товарів, зробити таблицю відповідності найменувань внутрішньої номенклатури назв покупців.

Куплений товар приймати до обліку за внутрішньою номенклатурою відповідно до назв, зазначених у згаданих вище таблицях. При цьому документ, яким оформляється ухвалення цінностей до обліку (прибутковий ордер, акт про прийом товару), обов'язково пов'язувати з накладною від постачальника, вказуючи реквізити цієї накладної. Тобто до кожної накладної від постачальника складатиме акт про зміну назви або про переведення (або інший документ), де будуть вказані найменування товарів за накладною від постачальника та присвоєні комерсантом. Цей акт прикладатиме до накладної.

Ризики

Інспектори часто формально розглядають документи, і невідповідність найменувань в обліку з назвами, наведеними постачальником у накладних, може викликати додаткові питання. Контролери, перевіривши документи, можуть вважати, що підприємець прийняв на облік, а потім продав зовсім не цінності, які купив. Адже відповідність назв не завжди може бути очевидною для перевіряльників.

Наприклад, придбані «ящики» та «кофри» в обліку значаться як «транспортні контейнери», або закуплені «іграшки дитячі» продаються як «іграшки-брелоки». Якщо документи не будуть чітко вказувати, що прийняті до обліку, продані чи списані у виробництво саме товари, які були придбані, ревізори можуть донарахувати податки.

По-перше, ПДВ, при цьому відрахування «вхідного» податку за купленими товарами буде повернено, адже цінності, названі у рахунку-фактурі, не прийняті до обліку та не використані у діяльності, що оподатковується (у діяльності використані товари під іншою назвою). По-друге, вартість товарів буде виключена з витрат (з ПДФО або «спрощеного» податку), оскільки за документами продано якісь інші товари, а не закуплені. При цьому вартість цих інших товарів, що взялися нізвідки, (цінності з новою назвою) буде включена у величину доходів як надлишки, виявлені інвентаризацією. З цих доходів доведеться сплатити податок. По-третє, із витрат інспектори можуть виключити всі витрати, пов'язані з купівлею перейменованих товарів (транспортування, зберігання тощо).

Важливо!

Найменування товарів важливі для експортерів, оскільки при вивезенні товару в митній декларації та документах на перевезення необхідно вказати назву, що міститься у товарній номенклатурі нормативних актів, що регулюють зовнішню торгівлю.

Суміжні питання:

1. 
   Як врахувати оплату товарів (робіт, послуг) третьою особою?
   ✒ Облік у боржника — покупця товарів (робіт, послуг) При ОСН оплата придбаних вами товарів (робіт, послуг) не впливає на податок…
2. 
   1) обмеження на ввезення товару фізичною особою 2) товар є копією відомих брендів, документів на товар немає. як проводитиметься оцінка партії на кордоні?
   ✒ Обмеження на ввезення.
3. 
   як відображається у бухгалтерському обліку умовне коригування митної вартості? чи можна зменшити прибуток на цю суму?
   ✒ Коригування ТЗ на збільшення мит та зборів Для цілей бухгалтерського обліку…
4. 
   У який момент приймається до відрахування вхідний ПДВ за експортованими товарами: у момент прийняття товарів до обліку або після закінчення 180 днів на підтвердження ставки 0% (якщо ставка 0%...

Продовжуючи тему, розпочату в номері 9 (вересень), стор. 22 «БУХ.1С» за 2014 рік, та присвячену підтримці первинки в «1С:Бухгалтерії 8» (ред. 3.0) , ми розповімо про порядок виправлення та коригування первинних облікових документів засобами програми, а також про те, як відобразити внесені зміни в обліку продавця та покупця. У цій статті йтиметься про виправлення та коригування первинки в «паперовому варіанті». Вся описана послідовність дій та всі малюнки виконані в інтерфейсі «Таксі» програми «1С:Бухгалтерія 8». Під час підготовки статті використовувалася інформація «Довідника господарських операцій. 1С:Бухгалтерія 8» розділу «Бухгалтерський та податковий облік» ІС 1С:ІТС.

Не помиляється той, хто нічого не робить

Навіть якщо документообіг у створенні добре налагоджений і автоматизований, не можна остаточно виключити вплив горезвісного людського чинника, тому припущення помилок під час складання документів - неминуча реальність. Не завжди у цьому винен представник фірми-продавця, оскільки на момент оформлення первинних документів та рахунків-фактур реквізити контрагента-покупця можуть змінитися.

Зверніть увагу!Податкова служба розробила сервіс для перевірки реквізитів контрагента (ІПН та КПП). Це дозволить уникнути помилок у рахунках-фактурах, книгах купівлі та продажу, а також у журналах обліку рахунків-фактур.

У «1С:Бухгалтерії 8» (ред. 3.0) реалізовано можливість перевірки ІПН та КПП за допомогою нового сервісу ФНП. Перевірка проводиться як із введення нового контрагента, і за зміні реквізитів існуючого. Докладніше про роботу сервісу читайте на сайті.

Отже, якщо помилка виявлена ​​тією чи іншою стороною угоди, продавцю необхідно виставити виправлені екземпляри документів, а покупцю їх прийняти і зареєструвати. При цьому обидва сторони виконують коригування даних обліку, якщо помилка вплинула на ці дані.

Виправленню можуть підлягати будь-які реквізити документа, в яких допущена помилка (у т. ч. ціна, кількість і сума), при цьому виправлення не вимагає узгодження сторін, а сторона, яка виявила помилку, повідомляє про це іншу сторону угоди.

Як правило, помилка допускається і в первинному документі (товарній накладній, акті), і в рахунку-фактурі одночасно, хоча на практиці можуть бути ситуації, коли потрібно виправити лише один із документів: або первинний, або рахунок-фактуру.

Якщо помилку допущено в рахунку-фактурі, то продавець складає виправлений екземпляр рахунку-фактури, в якому вказується номер та дата виправлення. Порядок складання виправленого рахунку-фактури затверджено в Додатку №1 до Постанови Уряду РФ від 26.12.2011 № 1137 «Про форми та правила заповнення (ведення) документів, що застосовуються при розрахунках з податку на додану вартість» (далі – Постанова № 1137).

Порядок виправлення помилок у первинних документах

Порядок виправлення помилок у первинних документах закріплений у частині 7 статті 9 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ (далі – Закон № 402-ФЗ): «У первинному обліковому документі допускаються виправлення, якщо інше встановлено федеральними законами чи нормативними правовими актами органів державного регулювання бухгалтерського обліку. Виправлення в первинному обліковому документі має містити дату виправлення, а також підписи осіб, які склали документ, у якому виправлено, із зазначенням їх прізвищ та ініціалів або інших реквізитів, необхідних для ідентифікації цих осіб». Технічна сторона виправлення первинки статтею 9 зазначеним Законом не регламентована, тому на практиці можуть використовуватись різні варіанти внесення виправлень до первинних облікових документів, що не суперечать Закону № 402-ФЗ.

Відповідно до рекомендацій фонду «НРБУ «Бухгалтерський методологічний центр»», викладених у Роз'ясненні Р-22/2013-КпТ «Внесення виправлень до первинних документів» від 20.09.2013, найпоширенішими способами внесення виправлень до первинних облікових документів є такі:

• внесення виправлень у первісному первинному обліковому документі;
• виставлення нового документа, що коригує.

Метод внесення виправлень до первинного облікового документавикладено у Положенні про документи та документообіг у бухгалтерському обліку, затв. Мінфіном СРСР 29.07.1983 № 105 (далі – Положення № 105). Відповідно до пунктів 4.2, 4.3 Положення № 105, помилки у первинних документах (за винятком касових та банківських), виправляються таким чином: закреслюються неправильний текст або суми та надписуються над закресленим виправленим текстом або сумою. Закреслення робиться однією рисою так, щоб можна було прочитати виправлене. Виправлення помилки має бути обумовлено написом "виправлено", підтверджено підписом осіб, які підписали документ. Також має бути проставлено дату виправлення. До недоліків цього можна віднести таке:

• у разі великої кількості змін виправлення шляхом застосування Положення № 105 призведе до нечитання документа;
• за електронними документами внесення змін безпосередньо до спочатку випущеного документа неможливе через технічні особливості оформлення електронних документів.

Метод виставлення нового (коригувального) документазаснований на способі внесення виправлень за аналогією із затвердженим порядком складання виправлених рахунків-фактур згідно з пунктом 7 Додатка № 1 до Постанови № 1137, тобто шляхом складання нового виправленого екземпляра первинного облікового документа.

При застосуванні цього методу необхідно дотриматися мінімальних вимог частини 7 статті 9 Закону № 402-ФЗ: складений новий документ має ідентифікувати виправлений документ за датою внесення виправлення та підтверджувати його справжність підписами (з розшифровкою) осіб, які склали документ.

Оформлення продавцем виправлених документів для покупця

У програмі «1С:Бухгалтерія 8» (ред. 3.0) підтримується методика внесення виправлень шляхом виставлення нового виправленого варіанта первинного документа. Для забезпечення цієї методики внесення виправлення відображається у додаткових полях первинного документа (товарної накладної ТОРГ-12, акта про надання послуг): Виправлення №і від. У цих полях вказується номер та дата виправлення за аналогією з виправленням рахунку-фактури.

Формування виправленого первинного документа та відображення виправлення в обліку продавця розглянемо на наступному прикладі.

Приклад 1

Продавець ЗАТ «Сучасні Технології» 16 червня 2014 року, згідно з відвантажувальними документами, реалізував покупцю ТОВ «Кафе «Казка»» товари у кількості 130 шт. загальну суму 16 874,00 руб. (У т. ч. ПДВ 18%). У серпні 2014 року покупцем було виявлено помилку у товарній накладній та рахунку-фактурі (невірно зазначено кількість та ціна товарів). 22 серпня 2014 року продавець оформив та передав покупцеві виправлені документи: товарну накладну та рахунок-фактуру.

Виправлення продавцем первинного документа у програмі запроваджується на підставі документа Коригування реалізаціїз виглядом операції . Виправлений рахунок-фактура відбивається окремим документом. Крім цього, у програмі передбачено можливість повторного виправлення первинних документів та рахунків-фактур.

Документ Коригування реалізації Реалізація товарів та послуг, де і було виявлено помилку. Для цього треба натиснути кнопку Створити на підставі(або форми документа, або форми списку документів Реалізація товарів та послуг) і вибрати зі списку команду Коригування реалізації. У цьому створюється однойменний документ Коригування реалізації, частково заповнений на підставі даних документа Реалізація товарів та послуг.

Розглянемо подальший порядок заповнення документа (рис. 1):

• в полі вид операціїнеобхідно вибрати операцію Виправлення у первинних документах;
• у полях Виправлення №і зазначається номер і дата виправлення;
• в полі Відображати коригуваннянеобхідно вибрати значення У всіх розділах обліку(у цьому випадку в результаті проведення документа буде сформовано і проведення з коригування облікових даних та руху по регістрах ПДВ);
• у полях табличної частини у рядку після змінинеобхідно вказати скориговані дані щодо ціни та кількості товарів.

Мал. 1. Коригування реалізації - виправлення у первинних документах

Для друку виправленого первинного документа необхідно натиснути кнопку Друкта вибрати потрібну друковану форму. У нашому прикладі вибирається команда Товарна накладна (ТОРГ-12). У друкованій формі виправленої товарної накладної зазначаються номер та дата первісної товарної накладної, за якою було здійснено відвантаження товарів, а також номер та дату виправлення (рис. 2).

Мал. 2. Виправлена ​​товарна накладна

Коригування реалізації

СТОРНО Дебет 90.02.1 Кредит 41.01

на собівартість помилково списаних двадцяти одиниць товару;

На допомогу від реалізації двадцяти одиниць товару (тільки за видом обліку кількісний).

Сума НУ Дті Сума НУ Кт НУ).

У регістр накопичення ПДВ продажу, що відображає нарахування ПДВ до бюджету, одночасно вводяться два записи:

• сторнуюча запис додаткового аркуша у сумі помилкової реалізації;
• запис додаткового листа у сумі виправленої реалізації.

Для створення виправленого рахунку-фактури на підставі документа Коригування реалізації, необхідно натиснути кнопку Виписати виправлений рахунок-фактуру.

Після проведення документа Рахунок-фактура виданий на реалізацію виправлений Журнал обліку рахунків-фактурз ознакою Виправлення.

Особливості виправлення УПД

Про особливості застосування універсального документа (УПД) можна прочитати на сайті.

Розглянемо, яким чином потрібно вносити виправлення в універсальний передавальний документ, адже порядок виправлення помилок у первинних документах та рахунках-фактурах регулюється різними нормативними актами та суттєво різниться.

Складність внесення виправлень до УПД полягає ще й у тому, що помилки можуть допускатися як у показниках, що відносяться одночасно і до рахунку-фактури, і до первинного документа, так і у показниках, що стосуються виключно одного з цих документів.

Виправлення продавцем допущених помилок шляхом виставлення нового виправленого рахунку-фактури загрожує негативними наслідками, і особливо для покупця: адже якщо виправлений рахунок-фактура виставлений у податковому періоді, відмінному від періоду виставлення помилкового рахунку-фактури, то покупцеві доведеться анулювати помилковий рахунок-фактуру та представляти уточнену декларацію до податкового органу. У той самий час, не кожна виявлена ​​помилка тягне у себе обов'язок виставляти виправлений счет-фактуру.

Нагадаємо, що, згідно з пунктом 2 статті 169 НК РФ, не є підставою для відмови у прийнятті до вирахування сум податку помилки у рахунках-фактурах (коригувальних рахунках-фактурах), які не перешкоджають податковим органам при проведенні податкової перевірки ідентифікувати:

• продавця;
• покупця товарів (робіт, послуг), майнових прав;
• найменування товарів (робіт, послуг), майнових прав;
• їх вартість;
• податкову ставку;
• суму податку, пред'явлену покупцю.

Виходячи з цієї норми, можна зробити висновок, що помилками в рахунках-фактурах, які не перешкоджають праву на відрахування ПДВ (назватимемо їх «не перешкоджаючими помилками») є, наприклад, помилки в реквізитах вантажовідправника та вантажоодержувача, в інформації про платіжно-розрахунковий документ , у відомостях про країну походження товару та номер митної декларації.

У разі виявлення таких "не перешкоджаючих помилок" нові екземпляри рахунків-фактур не складаються (п. 7 Розділу II Додатка 1 Постанови № 1137).

Внесення виправлень до УПД у зв'язку з виявленням помилок присвячено окремий Додаток №7 до листа ФНП Росії від 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@ «Про коригування універсального передавального документа».

Відповідно до роз'яснень податкового відомства, порядок виправлення виявлених помилок в УПД залежить від наданого статусу УПД та від кваліфікації допущеної помилки.

Нагадаємо, що статус УПД – це службовий реквізит, який має інформаційний характер і який може набувати значення «1» або «2». Якщо в полі Статус вказано значення «1», то документ застосовується одночасно і як рахунок-фактура, і первинка, якщо значення статусу дорівнює «2», то УПД буде використовуватися тільки як первинний обліковий документ.

• виправлення вносяться до УПД із статусом «1»;
• помилки допущені у показниках, що належать одночасно і до первинного документа та до рахунку-фактури;
• при цьому помилки в частині рахунку-фактури кваліфікуються як «перешкоди, що перешкоджають».

У решті випадків новий УПД слід складати зі статусом «2».

Якщо ж помилки допущені у показниках, що стосуються тільки первинного документа, то можна скласти новий УПД зі статусом «2» або виправити інформацію безпосередньо в УПД шляхом застосування Положення № 105 (закреслення та виправлення).

У разі, коли необхідно виправити факт помилкового визнання операції:

• що звільняється від оподаткування відповідно до статті 149 НК РФ;
• помилкового визначення місця реалізації товарів (робіт, послуг, майнових прав) відповідно до статей 147, 148 НК РФ

зміни даних вартості відвантаження можна скласти новий УПД зі статусом «2» чи виправити інформацію безпосередньо в УПД. При цьому необхідно виставити окремо рахунок-фактуру.

Якщо за умовами Прикладу 1 продавець застосовує у своєму документообігу УПД, то, керуючись рекомендаціями ФНП, помилка у кількості та ціні товару виправляється шляхом складання нового УПД із статусом «1». У «1С:Бухгалтерії 8» така можливість надається автоматично, якщо після збереження документа Коригування реалізаціїза кнопкою Друквикликати команду Універсальний передавальний документ (УПД).

Приклад 2

Продавець ЗАТ «Сучасні Технології» 24 липня 2014 реалізував покупцю ТОВ «Кафе «Казка»» товари на загальну суму 35 400,00 руб. (У т. ч. ПДВ 18%). У жовтні 2014 року продавець виявив помилку у документі реалізації та у виставленому УПД – невірно вказано номер договору. 22 жовтня 2014 року продавець оформив та передав покупцеві виправлений УПД.

Щоб виправити помилку у взаєморозрахунках із покупцем, допущену через вказівку невірного договору в документі реалізації, можна скористатися документом Коригування боргу.

Для виправлення первинного документа, в тому числі і складеного у формі УПД, необхідно використовувати документ Коригування реалізаціїз виглядом операції Виправлення у первинних документах. Оскільки номер договору не є показником, що стосується реквізиту рахунку-фактури, то УПД необхідно оформити зі статусом «2».

Якщо під час заповнення документа Коригування реалізаціїв полі Відображати коригуваннявибрати значення Тільки у друкованій формі(Рис. 3), то в результаті проведення документа не буде сформовано жодних проводок з коригування облікових даних та руху по регістрам ПДВ, а в друкованій формі УПД статус «2» сформується автоматично.

Мал. 3. Коригування реалізації - виправлення у друкованій формі

Виправити номер договору можна вручну безпосередньо у друкованій формі, скориставшись режимом редагування (рис. 4).

Мал. 4. УПД - виправлення у друкованій формі документа

ІС 1С:ІТСДокладніше про застосування УПД та порядок внесення виправлень до УПД див. у довіднику «Універсальний передавальний документ (УПД)»

Помилок немає: просто змінилися умови угоди

У процесі своєї господарської діяльності економічні суб'єкти можуть переглядати та змінювати умови вже вчинених угод, у результаті відбувається коригування вартості раніше відвантажених товарів (виконаних робіт, наданих послуг, переданих майнових прав), зазначених у договорі. Вартість може змінитися внаслідок зміни:

• ціни відвантажених товарів, виконаних робіт, наданих послуг (наприклад, при наданні ретро-знижок);
• кількості відвантажених цінностей (наприклад, якщо фактичний обсяг поставлених товарів не відповідає первісному, зазначеному у відвантажувальних документах); одночасно ціни та кількості відвантажених товарів, виконаних робіт, наданих послуг.

На відміну від ситуації з виявленою помилкою, коригування вартості виконується за погодженням сторін. При цьому складається додаткова угода до договору (якщо можливість коригування умов заздалегідь не обумовлена ​​в договорі), повідомлення про зміну вартості, протокол погодження ціни або інший аналогічний документ, який реєструє новий факт господарського життя, але первинні облікові документи (товарні накладні чи акти) на відвантажені товари (роботи, послуги, права) не змінюються.

Продавець виставляє коригувальний рахунок-фактуру, який є окремим документом. Для коригувального рахунки-фактури встановлено форму, затверджену в Додатку № 2 до Постанови Уряду РФ від 26.12.2011 № 1137.

Оформлення продавцем коригувальних документів для покупця

Відображення коригування реалізації в обліку продавця та можливість формування нового первинного документа у програмі та розглянемо на наступному прикладі.

Приклад 3

Продавець ЗАТ «Сучасні Технології» 13 грудня 2014 надав покупцю консультаційні послуги з використання програмного забезпечення на загальну суму 70 000,00 руб. (У т. ч. ПДВ 18%). У зв'язку з тим, що покупець виконав план із закупівель програмного забезпечення, йому було надано знижку на консультаційні послуги у розмірі 5 000 руб. (у т. ч. ПДВ 18 %), про що 21 грудня 2014 року було підписано угоду про зміну ціни. Цього ж дня продавець оформив і передав покупцеві коригувальний рахунок-фактуру.

Виставлення продавцем коригувального документа у програмі вводиться на підставі документа Коригування реалізаціїз виглядом операції . Коригувальний рахунок-фактура відображається окремим документом. Крім цього, у програмі передбачено можливість повторного коригування первинних документів та рахунків-фактур.

Документ Коригування реалізаціїможна ввести на підставі документа Реалізація товарів та послуг, який змінюється, тоді таблична частина документа заповниться даними щодо змісту та вартості послуг до коригування.

• у полі Вид операції необхідно вибрати значення Коригування за згодою сторін;
• в полях Номер та від вказується номер та дата коригування;
• у полі Відображати коригування вибирається значення У всіх розділах обліку;
• у полях табличної частини у рядку після зміни необхідно вказати скориговані дані щодо ціни наданих послуг.

Мал. 5. Коригування реалізації за погодженням сторін

Мал. 6. Угода про зміну вартості

Для формування окремого первинного документа, що фіксує нову вартість наданих послуг, можна скористатися друкованою формою Угода про зміну вартості, яку пропонує програма у складі команд, що викликаються кнопкою Друк. У друкованій формі угоди зазначаються номер та дата коригування, а також номер та дата первісного акта про надання послуг (рис. 6).

Внаслідок проведення документа Коригування реалізаціїформуються такі бухгалтерські проводки:

СТОРНО Дебет 62.01 Кредит 90.01.1

на суму зменшення вартості реалізації;

СТОРНО Дебет 90.03 Кредит 19.09

На суму ПДВ щодо зменшення вартості реалізації.

Для цілей податкового обліку з податку на прибуток організацій відповідні суми фіксуються також у ресурсах Сума НУ Дті Сума НУ Ктдля тих рахунків, де підтримується податковий облік (рахунків із ознакою НУ).

У регістр накопичення ПДВ витрачено, що відображає інформацію про суми ПДВ, пред'явлені постачальниками та підрядниками, вводиться запис з видом руху Парафіята подією Пред'явлено ПДВ до вирахуванняу сумі зменшення вартості реалізації.

Для створення коригувального рахунку-фактури на підставі документа Коригування реалізації, необхідно натиснути кнопку Виписати коригувальний рахунок-фактуру.

Після проведення документа буде внесено запис до регістру відомостей Журнал обліку рахунків-фактурз ознакою Коригування.

ІС 1С:ІТСПокрокову інструкцію зі складання продавцем виправленого та коригувального рахунку-фактури та його відображення у книзі покупок та книзі продажів див. у довіднику у розділі «Бухгалтерський та податковий облік» - «Виправлення та коригування реалізації».

Продавець може вводити документ Коригування реалізаціїтакож і на підставі документів: Акт про надання виробничих послуг, Звіт комісіонера (принципалу) про продаж, Коригування реалізації.

Для реєстрації виправлень у документах, одержаних покупцем від продавця, необхідно використати документ Коригування надходження(з видами операцій Виправлення у первинних документахабо Коригування за погодженням сторін). Документ Коригування надходженняможна вводити на підставі наступних документів:

• Надходження товарів та послуг;
• Надходження дод. витрат;
• Коригування надходження.

ІС 1С:ІТСПокрокову інструкцію з реєстрації покупцем виправленого та коригувального рахунку-фактури та його відображення у книзі покупок та книзі продажів див. у довіднику «Облік з податку на додану вартість» у розділі «Бухгалтерський та податковий облік» - «Виправлення та коригування надходжень».

Універсальний коригувальний документ

Детально про правові основи застосування універсального документа коригування (УКД), про особливості його заповнення, а також про формування УКД у «1С:Бухгалтерії 8» (ред. 3.0) ми писали в номері № 12 (грудень), стор. 5 «БУХ. 1С» за 2014 рік.

Розглянемо з прикладу формування у програмі універсального коригувального документа.

приклад

Змінимо умови Прикладу 3. Відповідно до укладеного з покупцем договору продавець ЗАТ «Сучасні Технології» реалізує програмне забезпечення та надає консультаційні послуги щодо використання зазначеного програмного забезпечення. Договором передбачено надання знижки на консультаційні послуги у разі виконання покупцем плану закупівлі. 13 грудня 2014 продавець надав покупцю консультаційні послуги з використання програмного забезпечення на загальну суму 70 000,00 руб. (в т. ч. ПДВ 18%) та виставив УПД. У зв'язку з тим, що план із закупівель програмного забезпечення був виконаний покупцем 21 грудня, йому було надано знижку на консультаційні послуги у розмірі 5 000 руб. (У т. ч. ПДВ 18%) і цією ж датою виставлено УКД.

Друкована форма УКД викликається за кнопкою Друкіз форми документа Коригування реалізації (Коректування за погодженням сторін)або з форми документа Коригувальний рахунок-фактура виданий.

УКД автоматично сформується зі статусом «1», оскільки документ одночасно застосовується і як первинний обліковий документ (повідомлення про зміну вартості) і як коригувальний рахунок-фактуру.

Оскільки можливість надання знижки покупцеві була обумовлена ​​заздалегідь договором, і додаткової згоди покупця не потрібна, то в друкованій формі УКД в режимі редагування, потрібно переставити посаду та розшифровку підпису керівника з рядка - Пропоную змінити вартість у рядок - Повідомляю про зміну вартості. Крім цього, можна внести додаткову інформацію щодо цієї угоди в рядок - Інші відомості(Мал. 7).

Мал. 7. УКД (повідомлення про зміну вартості)

ІС 1С:ІТСДокладніше про застосування УКД див. у довіднику «Універсальний коригувальний документ (УКД)» у розділі «Бухгалтерський та податковий облік».