Видача грошей за видатковими касовими ордерами. ІІ. Прийом, видача готівки та оформлення касових документів Оформлення та порядок видачі готівки

Видача з каси підприємств готівкових коштів виконується за уніфікованими первинними документами - видатковими касовими ордерами або іншими документами, які оформлені належним чином (розрахунково-платіжним відомостям; платіжним відомостям, заяві на видачу грошей; рахунку тощо). Якщо використовується один із перерахованих вище документів, на ньому проставляють штамп і реквізити видаткового касового ордера.

Виписаний видатковий ордер реєструють у спеціальному журналі реєстрації касових документів та підшивають до звіту касира.

Видачу з каси готівки роблять у випадках:

• виплати працівникам заробітної плати та платежів (премій, відпускних, допомог, стипендії);
• видачі працівникам організації грошей під звіт на операційні та господарські витрати;
• здачі до банку невикористаних готівки;
• оплати постачальникам за придбаний товар (роботу, послуги) та передоплати за договорами;
• надання позик та позичок;
• виплати засновникам.

Документи на видачу готівки обов'язково мають бути підписані керівником, головним бухгалтером чи уповноваженою особою підприємства.

Як правило, кошти організація отримує в обслуговуючому банку. Готівка видається банком на підставі чека, який є наказом підприємства видати з його розрахункового рахунку зазначену в ньому грошову суму.

Чекові книжки банк видає організації на підставі заяви, оформленої за встановленою формою. При заповненні чека має зазначити мету витрат, на які будуть видані кошти.

З каси видача готівки відбувається після пред'явлення паспорта або іншого документа, що засвідчує особу одержувача цих коштів.

Якщо одержувач - працівник даного підприємства, можуть бути йому виплачені також і за посвідченням, виданим цією організацією (за наявності на ньому особистого підпису та фотографії власника).

Видача касиром готівки здійснюється тільки особі, яка зазначена у видатковому ордері або документі, що його замінює.

У випадках, коли гроші видаються за оформленою в установленому порядку довіреністю, в ордері після ПІБ одержувача коштів бухгалтер зазначає прізвище, ім'я та по батькові довіреної особи.

Видача готівки у касах (ПВН)

У кожному банківському відділенні організовано пункти видачі готівки (ПВН), де можна отримувати кошти або здійснювати за карткою безготівкові операції.

Перед зверненням до ПВН слід переконатися, що Ваша карта приймається даним банком до обслуговування - на касі присутній логотип платіжної системи, який має бути як на Вашій картці.

Операції, що виконуються в ПВН

Пункт видачі готівки здійснює такі операції:

• видачу готівкових коштів (євро, доларів США, російських та білоруських рублів);
• приймає безготівкові платежі за комунальні та інші послуги, мобільний зв'язок (якщо у відділенні банку встановлено спеціальне програмне забезпечення);
• надає можливість клієнтам банку поповнювати свій розрахунковий (поточний) рахунок через банківську платіжну картку чи внеском готівки.

Порядок отримання готівки у ПВН

У терміналі ПВН операції видачі готівки здійснює касир. Максимальна сума виплати готівки за картками, які емітовані іншими банками, не повинна бути більшою:

• 12 000 доларів США
• 350 000 російських рублів
• 8 000 євро
• 130 000 000 білоруських рублів

Власник картки запроваджує свій індивідуальний ПІН-код, отримує авторизацію. За результатом операції оформляється карт-чек у двох примірниках, які касир передає клієнту для підпису та перевірки правильності заповнення.

У разі, якщо з якоїсь причини операцію було відхилено, друкується карт-чек, у якому вказується причина відмови.

Після підписання карт-чеків передає їх касиру, який звіряє підпис Держателя із зразком на обороті банківської картки. Якщо на карт-чеках підписи клієнта не збігаються із взірцем підпису на БК, співробітник банку просить його ще раз розписатися. При повторному розбіжності підпису операція скасовується і кошти не видаються.

Якщо на банківській карті зразка підпису відсутня, касир просить клієнта банку пред'явити паспорт, після чого звіряє підписи та пропонує розписатися на БК.

Будьте в курсі всіх важливих подій United Traders - передплатіть наш

При прийомі грошових квитків та монети у платежі касири підприємств повинні керуватися встановленими Центральним банком Російської Федерації ознаками та правилами визначення платіжності банківських квитків (банкнот) та монет Банку Росії.

Прийом готівки касами підприємств провадиться за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або особою, на це уповноваженим, письмовим розпорядженням керівника підприємства. Про прийом грошей видається квитанція до прибуткового касового ордера за підписами головного бухгалтера або особи, на це уповноваженої, та касира, засвідчена печаткою (штампом) касира або відбитком касового апарату.

Видача готівки з кас підприємств провадиться за видатковими касовими ордерами або належно оформленими іншими документами (платіжними відомостями (розрахунково-платіжними), заявами на видачу грошей, рахунками та ін.) з накладенням на цих документах штампу з реквізитами видаткового касового ордера. Документи видачу грошей мають бути підписані керівником, головним бухгалтером підприємства чи особами, цього уповноваженими.

При видачі грошей за видатковим касовим ордером або документом, що його замінює, окремій особі касир вимагає пред'явлення документа (паспорта або іншого документа), що засвідчує особу одержувача, записує найменування і номер документа, ким і коли він виданий і відбирає розписку одержувача. Якщо документ, що замінює видатковий касовий ордер, складений на видачу грошей декільком особам, то одержувачі також пред'являють зазначені документи, що засвідчують їх особу, і розписуються у відповідній графі платіжних документів. Проте в останньому випадку запис про дані документа, що засвідчує особу на грошовому документі, що замінює касовий видатковий ордер, не провадиться. На підприємстві видача грошей може проводитись за посвідченням, виданим цим підприємством, за наявності на ньому фотографії та особистого підпису власника.

Розписка в отриманні грошей може бути зроблена одержувачем лише власноруч чорнилом або кульковою ручкою із зазначенням отриманої суми: рублів – прописом, копійок – цифрами. При отриманні грошей за платіжною (розрахунково-платіжною) відомостями сума прописом не вказується.

Видача грошей особам, які не перебувають у списковому складі підприємства, провадиться за видатковими касовими ордерами, що виписуються окремо на кожну особу, або за окремою відомістю на підставі укладених договорів.

Видача грошей особам, які залучаються на сільськогосподарські та вантажно-розвантажувальні роботи, а також для ліквідації наслідків стихійного лиха, може проводитися за відомостями. Відомості складаються окремо з кожної організації, працівники якої були направлені на зазначені роботи, та засвідчуються, крім підпису керівника та головного бухгалтера підприємства-організатора робіт, підписом уповноваженого відповідної організації.

Видачу грошей касир провадить тільки особі, зазначеній у видатковому касовому ордері або документі, що його замінює. Якщо видача грошей провадиться за довіреністю, оформленою в установленому порядку, у тексті ордера після прізвища, імені та по батькові одержувача грошей бухгалтерією зазначаються прізвище, ім'я та по батькові особи, якій довірено отримання грошей. Якщо видача грошей провадиться за відомостями, перед розпискою в отриманні грошей касир робить напис: "За довіреністю". Довіреність залишається у документах дня як додаток до видаткового касового ордера чи відомості.

Оплата праці, виплата допомоги із соціального страхування та стипендій проводиться касиром по платіжним (розрахунково-платіжним) відомостям без складання видаткового касового ордера кожного одержувача. На титульному (заголовному) аркуші платіжної (розрахунково-платіжної) відомості робиться дозвільний напис про видачу грошей за підписами керівника та головного бухгалтера підприємства або осіб, на це уповноважених. В аналогічному порядку можуть оформлятися і разові видачі грошей на оплату праці (при відході у відпустку, хвороби та ін.), а також видача депонованих сум та грошей під звіт на витрати, пов'язані зі службовими відрядженнями, декільком особам. Разові видачі грошей на оплату праці окремим особам виробляються, як правило, за видатковими касовими ордерами.

Прибуткові касові ордери та квитанції до них, а також видаткові касові ордери та документи, що їх замінюють, повинні бути заповнені бухгалтерією чітко і ясно чорнилом, кульковою ручкою або виписані на машині (пишучій, обчислювальній). Підчищення, помарки чи виправлення у цих документах не допускаються.

У прибуткових і видаткових касових ордерах вказується підстава їхнього складання і перераховуються документи, що додаються. Видача прибуткових і видаткових касових ордерів або документів, що їх замінюють, на руки особам, які вносять або одержують гроші, забороняється. Прийом та видача грошей за касовими ордерами може проводитись лише в день їх складання.

При отриманні прибуткових і видаткових касових ордерів або документів, що їх замінюють, касир зобов'язаний перевірити:

• а) наявність і справжність на документах підпису головного бухгалтера, а на видатковому касовому ордері або документі, що його замінює, - дозвільного напису (підпису) керівника підприємства або осіб, на це уповноважених;
• б) правильність оформлення документів;
• в) наявність перелічених у документах додатків.

У разі недотримання однієї з цих вимог касир повертає документи до бухгалтерії для належного оформлення. Прибуткові та видаткові касові ордери або документи, що їх замінюють, негайно після отримання або видачі за ними грошей підписуються касиром, а додані до них документи погашаються штампом або написом "Оплачено" із зазначенням дати (числа, місяця, року).

Прибуткові та видаткові касові ордери або документи, що їх замінюють, до передачі до каси реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів. Видаткові касові ордери, оформлені на платіжних (розрахунково-платіжних) відомостях на оплату праці та інших прирівняних до неї платежів, реєструються після їх видачі.»

Видача грошей у підзвіт із каси- 2017 рік приніс низку змін у цій сфері господарської діяльності організацій. Мета нашої статті — нагадати про порядок ведення операцій, пов'язаних із підзвітом, та розповісти про нововведення.

Гроші підзвітній особі: що нового у 2016-2017 роках

У липні 2016 року набули чинності зміни до КпАП (закон від 03.07.2016 № 316-ФЗ). Побічно ці зміни стосуються і операцій із підзвітними коштами. Зокрема, змінено підхід контролюючих органів при виявленні порушень у ІП та суб'єктів малого підприємництва (ШМД) вперше. Тепер контролюючі органи не повинні поспішати з накладенням штрафу на винуватця, якщо порушення виявлено вперше і не несе серйозної загрози життю та здоров'ю населення, збереженню екології, культурної спадщини, природи, не може призвести до виникнення НП та не загрожує безпеці держави.

Відповідно до закону № 316-ФЗ та ст. 4.1.1. КпАП, якщо перевіряльники вперше виявлять порушення у веденні касових операцій (а вони безпосередньо пов'язані з підзвітом), то штраф може бути замінений на попередження. Але це не звільняє винуватця від усунення порушення.

У 2017 році до розрахунків з підзвітниками було внесено 2 ключові зміни:

• Скасовано обов'язкову заяву від підзвітної особи на видачу коштів. Видача грошей може здійснюватися виходячи з розпорядчого документа директора підприємства чи ИП.

Чи потрібно наказ на видачу підзвіту складати кожного працівника окремо, див.

• Видавати суми під звіт можна навіть за наявності раніше не повернутих підзвітних коштів (п. 6.3 вказівки ЦБ РФ від 11.03. 2014 р. № 3210-У).

Зміни внесені вказівкою ЦБ РФ від 19.06.2017 № 4416-У та набули чинності 19.08.2017.

Видано гроші у підзвіт: проведення та основні правила

Правило 1.При оформленні касових документів бухгалтер має керуватися положеннями вказівки № 3210-У.

Правило 2Видача грошей підзвітній особі оформляється виходячи з наказу чи іншого розпорядчого документа керівництва фірми чи письмової заяви працівника. У заяві має бути зазначена сума до видачі та строк, на який видаються гроші. Крім цього, необхідно описати мету, на яку необхідні підзвітні кошти, щоб було зрозуміло, що потреба у них викликана виробничою необхідністю та пов'язана з діяльністю підприємства (п. 6.3 вказівки № 3210-У). При цьому якщо протягом дня суми видаються різним співробітникам, то достатньо оформити один наказ керівної особи із зазначенням П. І. О. та посад усіх підзвітників, суми, цілей та строку видачі. Наказ має бути підписаний керівником та містити дату та регномір (лист ЦБ РФ від 06.09.2017 № 29-1-1-ОЕ/2064).

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! З 19.08.2017 заява на видачу грошей під звіт не є обов'язковою процедурою. Достатньо наказу керівника.

Правило 3Термін видачі підзвітних коштів установлюється локальним актом підприємства. Але термін повернення коштів — це встановлена ​​законом норма, вона становить 3 дні (абз. 2 п. 6.3 вказівки № 3210-У). Після закінчення терміну, на який видавалися кошти, протягом 3 днів підзвітник зобов'язаний відзвітувати та/або повернути залишок грошей підприємству.

Правило 4Видача грошей у підзвіт із каси оформляється видатковим ордером. Повернення залишків підзвітних сум - прибутковими ордерами. Гроші у підзвіт можуть видаватись і шляхом їх перерахування на банківську картку заявника (лист Мінфіну від 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Повернути гроші підзвітник також може шляхом перерахування коштів на розрахунковий рахунок підприємства. Однак можливість безготівкових підзвітних розрахунків має бути закріплена в обліковій політиці.

Про переказ підзвітних сум на банківську картку співробітника та їх повернення читайте.

Правило 5Ліміт сум, які можна видати у підзвіт, не встановлено. Тому підприємство має право видати підзвітній особі гроші у будь-якій сумі. Однак якщо підзвітна особа розраховуватиметься готівкою за договорами від імені свого підприємства, то ліміт розрахунків (100 000 руб. за одним договором) необхідно враховувати.

Правило 6Видача грошей у підзвіт особі, яка має заборгованість за підзвітними сумами, з 19.08.2017 не є порушенням закону.

Про те, яку максимальну суму можна видати у підзвіт, як і коли це зробити, можна дізнатися зі статті .

Правило 7З 2014 року підприємства та індивідуальні підприємці можуть видавати кошти у підзвіт працівникам, під якими розуміються не лише співробітники, які працюють на основі постійного трудового договору, а й ті, хто складається з підприємством у цивільно-правових відносинах (лист ЦБ РФ від 02.10.2014) № 29-1-1-6/7859).

Видано з каси у підзвіт — як ця госпоперація позначиться на рахунках бухобліку? Проведення буде мати такий вигляд: Дп 71 Кт 50. Нагадаємо, що аналітичний облік підзвітних сум ведеться у розрізі підзвітних осіб. Це дозволяє швидко перевірити, чи має підзвітна особа незакрита заборгованість за виданими коштами.

На які господарські витрати видаються кошти на підзвіт

У Плані рахунків (наказ Мінфіну від 31.10.2000 № 94н) у розділі, який описує рахунок 71 «Розрахунки з підзвітними особами», сказано, що за цим рахунком відображаються операції з розрахунків із працівниками підприємства за сумами, виданими на адміністративно-господарські та інші витрати у підзвіт.

Що саме включають адміністративно-господарські витрати, викладено в листі Держбуду РФ «Про Порядок визначення вартості будівництва та вільних (договірних) цін на будівельну продукцію в умовах ринкових відносин» від 29.12.1993 № 12-349. Незважаючи на те, що лист має відношення до ціноутворення у будівництві, у ньому досить повно розкрито сенс поняття «адміністративно-господарські витрати».

Насправді гроші у підзвіт найчастіше видаються такі потреби:

• поштові витрати та витрати на зв'язок;
• ТМЦ для апарату керування, включаючи канцтовари;
• представницькі потреби;
• витрати на відрядження та ін.

Вище ми навели таке правило: у заяві про видачу грошей у підзвіт або відповідний наказ керівника необхідно вказати потреби, на які видаються гроші. І хоча формально це законом не встановлено, у п. 6.3. вказівки № 3210-У зазначається, що гроші видаються «на витрати, пов'язані із провадженням діяльності юридичної особи, індивідуального підприємця». Тому у заяві чи наказі про видачу грошей на підзвіт краще зазначити конкретну мету отримання коштів.

Якщо з каси видано гроші підзвітній особі на госппотреби, проводки можуть мати такий вигляд:

дата операції				Опис операції
				Видано гроші підзвітній особі на придбання канцтоварів до 25.08.2017 включно (це п'ятниця)
				Отримано авансовий звіт від підзвітної особи
				До каси підзвітником повернуто залишок невитрачених коштів

Видано відрядження: типове проведення

Щоб мати можливість відправляти співробітників у відрядження, підприємству необхідно розробити . У цьому чи аналогічному внутрішньому документі зазначаються всі основні нюанси, що регламентують цю процедуру: кому, коли, в яких сумах видаються гроші на витрати на відрядження і що ці витрати можуть включати.

Нагадаємо, що витрати на відрядження мають ліміт добових, встановлений у 2017 році в розмірі:

• При службових поїздках Росією - 700 руб./сутки.
• При виїздах за кордон - 2500 руб. / Добу.

Якщо сума добових перевищує встановлені ліміти, це перевищення оподатковується ПДФО та страховими внесками (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

Докладніше про ліміт коштів на добові витрати можна прочитати.

приклад

Працівника Іванова П. П. відправлено у відрядження по РФ на 6 днів (з урахуванням дороги туди і назад). 14.02.2017 Іванов П. П. отримав гроші на відрядження у сумі 10 000 руб. Виїзд працівника – 14.02.2017, повернення – 19.01.2017 (це вихідний день). 21.02.2017, у понеділок, працівник з'явився до бухгалтерії та надав звіт про відрядження та авансовий звіт. До авансового звіту Іванов П. П. доклав рахунок за готель, чек на послуги чищення одягу.

Розмір добових для підприємства для відряджень Росією — 700 крб./сут. Іванов П. П. є працівником комерційного відділу, відрядження пов'язане з його службовими обов'язками та з укладанням договору на продаж продукції підприємства.

ВАЖЛИВО! Незважаючи на те, що 19.02.2016 за календарем є вихідним, цей день для Іванова П. П. є робочим, оскільки він перебував у дорозі, повертаючись із відрядження. Добові цей день також нараховуються (п. 4 постанови Уряди РФ від 13.10.2008 № 749, ст. 113 ТК РФ).

дата операції			Сума	Опис операції
14.02.2017				Видано гроші підзвітній особі на витрати на відрядження
21. 02.2017				Отримано авансовий звіт про використання коштів: - 5000 руб. - Придбання залізничних квитків; - 4200 руб. - Добові за 6 днів відрядження; - 300 руб. - Витрати на чищення одягу - Додаткові послуги готелю (дозволено положенням підприємства)
21. 02.2017				Повернено до каси підприємства залишок невитрачених підзвітних сум
28. 02.2017		68ПДФО		Нараховано ПДФО на суму витрат на чищення одягу, тому що сумарний розмір добових з урахуванням цих витрат перевищує встановлений лімітдля відрядженьпо РФ
01. 03.2017	68ПДФО			Перераховано ПДФО до бюджету
28.02.2017				Нараховано внески на ОПС, ЗМС, ВНіМ на суму витрат на чищення одягу, тому що сумарний розмір добових з урахуванням цих витрат перевищує встановлений ліміт для відряджень
01.03.2017				Перераховано страхові внески до бюджету

Співробітник не прозвітував за підзвітом у термін: як вчинити

Трапляються випадки, коли підзвітна особа не звітує вчасно. Бухгалтер у разі повинен знати, що робити. Є кілька варіантів дій:

1. Утримати борг із зарплати працівника у разі його згоди.
2. Вибачити йому борг у вирішенні керівництва.
3. Якщо підзвітна особа заперечує утримання боргу із зарплати, то питання вирішується лише через суд.

Якщо підзвітна особа не здає авансовий звіт у бухгалтерію і не повертає кошти, отримані у підзвіт, керівник протягом місяця після настання останнього дня для здачі авансового звіту (ст. 137 ТК РФ) зобов'язаний ухвалити рішення про утримання грошей із зарплати працівника. Для цього необхідно підготувати наказ про утримання, підписати його у директора та повідомити працівника-боржника (отримати його підпис на наказі та зафіксувати дату ознайомлення).

Якщо директор вирішив вибачити борг працівникові, то після прийняття такого рішення, оформленого наказом, на суму підзвітного боргу необхідно нарахувати страхові внески та ПДФО та перерахувати їх до бюджету. У цьому датою виникнення доходу співробітника вважатиметься дата його підписи під документом, у якому він повідомляється у тому, що борг йому прощено (п. 2 ст. 415 ДК РФ). Утримати ПДФО можна за першої виплати на адресу працівника, що відбулася після прийняття рішення та оповіщення працівника (п. 6 ст. 226 НК РФ).

У випадках коли утримати ПДФО неможливо (наприклад, працівник звільнився), необхідно оформити довідку 2-ПДФО з ознакою «2». Подати її в податкову необхідно не пізніше 1 березня року, наступного за тим, в якому співробітником було отримано дохід (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Підсумки

Ми розглянули порядок видачі підзвітних сум, а також те, як оформляється проводкою госпоперація «видана з каси підзвіт». Звертаємо ще раз вашу увагу на те, що з 2017 року заява на видачу коштів під звіт не обов'язкова, а видати нові суми можна, навіть якщо працівник не звітував за попереднім підзвітом.

Гроші в касу організації можуть надходити із різних джерел. Це можуть бути кошти, отримані з банку за чеком на виплату заробітної плати та господарські потреби, надходження від працівників організації на погашення заборгованості перед організацією за виданими підзвітними коштами або наданими позиками, прибуток від реалізації товарів (робіт або послуг).
Витрачатись готівка може на виплату заробітної плати, видаватися співробітникам під звіт на господарсько-операційні витрати, здаватися до уповноваженого банку тощо.

При прийомі грошових квитків та монет у платежі касири підприємств повинні керуватися встановленими Центральним банком Російської Федерації ознаками та правилами визначення платіжності банківських квитків (банкнот) та монет Банку Росії.

Оформлення касових операцій провадиться первинними документами, складеними за формами, затвердженими Постановою Держкомстату Росії від 18.08.1998 № 88 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку касових операцій з обліку результатів інвентаризації»:
- № КО-1 «Прибутковий касовий ордер»;
- № КО-2 «Витратний касовий ордер»;
- № КО-3 «Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів»;
- № КО-4 «Касова книга»;
- № КО-5 «Книга обліку прийнятих та виданих касиром коштів».

Зупинимося докладніше порядку заповнення кожного документа (крім касової книжки, порядок заповнення якої розглянуто вище).

Прибутковий касовий ордер застосовується оформлення надходження готівки до каси організації як у умовах методів ручної обробки даних, і під час обробки інформації із застосуванням коштів обчислювальної техніки. Прибутковий касовий ордер виписується одному примірнику працівником бухгалтерії, підписується головним бухгалтером чи особою, цього уповноваженим.

Квитанція до прибуткового касового ордера підписується головним бухгалтером або особою, на це уповноваженою, і касиром, засвідчується печаткою (штампом) касира і реєструється в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (форма № КО-3) і видається на руки гроші, що здала, а прихід касовий ордер залишається у касі.

У прибутковому касовому ордері та квитанції до нього:
- по рядку «Підстава» зазначається зміст господарської операції;
- по рядку «У тому числі» зазначається сума ПДВ, що записується цифрами, а якщо продукція, роботи, послуги не оподатковуються, робиться запис «без податку (ПДВ)».

У прибутковому касовому ордері за рядком «Додаток» перераховуються первинні та інші документи, що додаються, із зазначенням їх номерів і дат складання. У графі "Кредит, код структурного підрозділу" вказується код структурного підрозділу, на який припадають кошти.

Видатковий касовий ордер застосовується для оформлення видачі готівки з каси організації як в умовах традиційних методів обробки даних, так і при обробці інформації із застосуванням засобів обчислювальної техніки. Виписується в одному примірнику працівником бухгалтерії, підписується керівником організації та головним бухгалтером або особою, на це уповноваженою, реєструється в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (форма № КО-3).

У тих випадках, коли на документах, що додаються до видаткових касових ордерів (заявах, рахунках та ін.) є дозвільний напис керівника організації, підпис його на видаткових касових ордерах необов'язковий.
У видатковому касовому ордері за рядком «Підстава» вказується зміст господарської операції, а по рядку «Додаток» перераховуються первинні та інші документи, що додаються, із зазначенням їх номерів і дат складання.

Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів застосовується для реєстрації бухгалтерією прибуткових та видаткових касових ордерів або документів, що їх замінюють, платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей, заяв на видачу грошей, рахунків та ін. до передачі в касу організації. Видаткові касові ордери, оформлені на платіжних (розрахунково-платіжних) відомостях на оплату праці та інших прирівняних до неї платежів, реєструються після їх видачі.

Книга обліку прийнятих та виданих касиром коштів застосовується для обліку грошей, виданих касиром з каси організації іншим касирам або довіреній особі (роздавачеві), а також обліку повернення готівки та касових документів за здійсненими операціями.

Важливий момент! Без підпису головного бухгалтера грошові та розрахункові документи, фінансові та кредитні зобов'язання вважаються недійсними та не повинні прийматися до виконання. При заповненні видаткових і прибуткових касових ордерів внесення до них виправлень заборонена (п. 3 ст. 7 і п. 5 ст. 9 Федерального закону № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік»). Прийом та видача грошей за касовими ордерами можуть проводитись тільки в день їх складання.

Зазначимо, що поряд з видачею грошей з каси безпосередньо особі, зазначеній у РКО (документі, що його замінює), допускається видача грошей за довіреністю, оформленою в установленому порядку.

Відповідно до п. 4 ст. 185 ГК РФ довіреність на отримання заробітної плати, допомоги, стипендій, а також інших платежів, пов'язаних з трудовими відносинами, на отримання винагороди авторів та винахідників може бути засвідчена організацією, в якій довіритель працює, житлово-експлуатаційною організацією за місцем його проживання лікувального закладу, в якому він перебуває на лікуванні.

При видачі грошей за дорученням у тексті РКО після прізвища, імені та по батькові одержувача грошей бухгалтер повинен вказати прізвище, ім'я та по батькові особи, якій довірено отримання грошей.

Якщо гроші видаються за розрахунковою (розрахунково-платіжною) відомостями, то після того, як касир зробив у відповідній графі запис «За довіреністю», довірена особа розписується в отриманні грошей. При цьому повинні дотримуватись вимог, передбачених п. 15 Порядку ведення касових операцій. Довіреність залишається в організації. Вона додається до РКО чи відомості.

При видачі грошей за видатковим касовим ордером або документом, що його замінює, окремій особі касир вимагає пред'явлення документа (паспорта або іншого документа), що засвідчує особу одержувача, записує найменування та номер документа, ким і коли він виданий і відбирає розписку одержувача. Якщо документ, що замінює видатковий касовий ордер, складений на видачу грошей декільком особам, то одержувачі також пред'являють зазначені документи, що засвідчують їх особу, і розписуються у відповідній графі платіжних документів. Проте в останньому випадку запис про дані документа, що засвідчує особу, на грошовому документі, що замінює касовий видатковий ордер, не провадиться.

На підприємстві видача грошей може проводитись за посвідченням, виданим цим підприємством, за наявності на ньому фотографії та особистого підпису власника.
Розписка в отриманні грошей може бути зроблена одержувачем лише власноруч чорнилом або кульковою ручкою із зазначенням отриманої суми: рублів – прописом, копійок – цифрами. При отриманні грошей за платіжною (розрахунково-платіжною) відомостями сума прописом не вказується.

Видача прибуткових і видаткових касових ордерів або документів, що їх замінюють, на руки особам, які вносять або отримують гроші, забороняється.

При отриманні прибуткових і видаткових касових ордерів або документів, що їх замінюють, касир зобов'язаний перевірити:
а) наявність та справжність на документах підпису головного бухгалтера, а на видатковому касовому ордері або документі, що його замінює, дозвільного напису (підпису) керівника підприємства або осіб на це уповноважених;
б) правильність оформлення документів;
в) наявність перелічених у документах додатків.

У разі недотримання однієї з цих вимог касир повертає документи до бухгалтерії для належного оформлення. Прибуткові та видаткові касові ордери або документи, що їх замінюють, негайно після отримання або видачі за ними грошей підписуються касиром, а додані до них документи погашаються штампом або написом «Оплачено» із зазначенням дати (числа, місяця, року).

Видача коштів на оплату праці, допомог із соціального страхування та стипендій може здійснюватися за платіжною або розрахунково-платіжною відомістю.
Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1 затверджено уніфіковані форми платіжної та розрахунково-платіжної відомостей (форми № Т-53 та № Т-49 відповідно) та Вказівки щодо застосування та заповнення цих форм.
Разові видачі грошей на оплату праці окремим особам виробляються, як правило, за видатковими касовими ордерами.

Особам, які не перебувають у штаті підприємства, можливі такі варіанти виплати грошей:
- на кожну особу окремо виписується окремий РКО;
- усім осіб, виконують роботи з конкретному договору, складається окрема ведомость.

Важливий момент! Не допускається виплачувати по одній відомості гроші штатним працівникам та особам, які не перебувають у штаті підприємства.

Якщо кошти на оплату праці, допомоги із соціального страхування, стипендії були отримані працівниками протягом трьох робочих днів, включаючи день отримання грошей установі банку, то після закінчення цього терміну касир зобов'язаний:
а) у платіжній (розрахунково-платіжній) відомості проти прізвища осіб, яким не здійснено зазначених виплат, поставити штамп або зробити відмітку від руки: «Депоновано»;
б) скласти реєстр депонованих сум;
в) наприкінці платіжної (розрахунково-платіжної) відомості зробити напис про фактично виплачені суми, що підлягають депонуванню, звірити їх із загальним підсумком щодо платіжної відомості та скріпити напис своїм підписом. Якщо гроші видавалися не касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться напис: «Гроші відомості видавав (підпис)». Видача грошей касиром та роздавачем по одній відомості забороняється;
г) записати в касову книгу фактично виплачену суму та поставити на відомості штамп: «Видатковий касовий ордер № ____________».

Бухгалтерія здійснює перевірку відміток, зроблених касирами у платіжних (розрахунково-платіжних) відомостях, та підрахунок виданих та депонованих за ними сум.
Депоновані суми здаються у банк, і здані суми складається один загальний видатковий касовий ордер.

Слід зазначити, що норми п. 18 Порядку ведення касових операцій не вимагають обов'язкового складання РКО на суму фактично виплаченої за відомостями суми заробітної плати (на відомості достатньо поставити штамп «Витратний касовий ордер № ____»), тоді як Вказівки щодо застосування та заповнення форм № Т-49 та № Т-53, затверджені Держкомстатом Росії, наказують скласти на видану суму заробітної плати РКО, вказавши його дату та номер у відомості.

Касири наприкінці робочого дня зобов'язані відзвітувати перед головним (старшим) касиром в отриманому авансі та в грошах, прийнятих за прибутковими документами, і здати залишок готівки та касові документи за здійсненими операціями (головному) старшому касиру під розписку в книзі обліку прийнятих та виданих. грошей.

За авансами, отриманими на оплату праці та виплати стипендій, касир зобов'язаний звітувати вчасно, вказаний у платіжної відомості, їх виплати. До закінчення цього терміну касири зобов'язані щодня здавати до каси залишки готівки, не виданих за платіжними відомостями. Ці гроші здаються в опечатаних касирами сумках, пакетах та інших упаковках головному (старшому) касиру під розписку із зазначенням оголошеної суми.

Розглянемо порядок відображення у бухгалтерському обліку операцій із видачі заробітної плати на наступному прикладі:
Сума оплати праці в організації «Осінь» за березень 2009 р. склала 180 000 руб., ПДФО з нарахованої за березень заробітної плати – 21 580 руб., перша половина заробітної плати була видана 16.03.2009 у сумі 74 500 руб. Виплата заробітної плати за другу половину місяця (остаточний розрахунок) провадиться до 10-го числа наступного місяця. Готівку на виплату зарплати отримано касиром організації 16.03.2009 та 06.04.2009. Заробітна плата за другу половину місяця (остаточний розрахунок) виплачувалася з 06 до 08 квітня. До 09 квітня фактично було виплачено 74420 руб. Суму не виданої зарплати 09 квітня має бути здано до банку для зарахування на розрахунковий рахунок.

Бухгалтер організації «Осінь» відобразить такі операції в обліку:
16.03.2009
Дебет 50 Кредит 5174500 руб. – отримано гроші у банку для виплати заробітної плати за першу половину березня
Дебет 70 Кредит 50 74500 руб. – видано заробітну плату за першу половину березня
31.03.2009
Дебет 44 Кредит 70180000 руб. – нараховано заробітну плату за березень
Дебет 70 Кредит 68 21580 руб. – утримано ПДФО із заробітної плати за березень
06.04.2009
Дебет 68 Кредит 51 21580 руб. – перераховано до бюджету ПДФО із заробітної плати за березень
Дебет 50 Кредит 5183920 руб. - Отримані гроші в банку для виплати заробітної плати за другу половину березня (180 000 - 21 580 - 74 500) руб.
З 06.04.2009 до 08.04.2009
Дебет 70 Кредит 50 74420 руб. – видано заробітну плату за другу половину березня
09.04.2009
Дебет 70 Кредит 76/4 9500 руб. - Депоновані грошові суми (83 920 - 74 420) руб.
Дебет 51 Кредит 50 9500 руб. - Депоновані грошові суми здані до банку

Надалі депонована зарплата видається співробітникам за видатковим касовим ордером. Дату та номер ордера слід зазначити у книзі депонентів. Якщо одержувачів кілька, то можна оформити окрему платіжну відомість.
При видачі депонованої заробітної плати виконуються такі записи:
- Дебет 50 Кредит 51 – отримані кошти у банку видачу депонованої зарплати;
- Дебет 76/4 Кредит 50 – депонована заробітна плата сплачена співробітникам.

Видача готівкиз каси оформляється лише видатковими касовими ордерами (ф.1 КО-2) з додатком у необхідних випадках належно оформлених інших документів (платіжних, розрахунково-платіжних відомостей, заяв на видачу грошей, рахунків та ін.). Видатковий касовий ордер виписує в одному примірнику лише бухгалтер, якому за посадовою інструкцією передбачено це оформлення. У першому рядку пишеться найменування організації, далі по порядку у встановлених місцях: номер ордера, дата заповнення, кореспондуючий рахунок, аналітичний рахунок (за потреби), сума числом.

У рядку "Видати" пишеться П.І.Б. платника.

У рядку “Підстава” вказується цільове призначення видачі: виручка для здачі до банку: у підзвіт на господарські витрати відповідно до службової записки: “ витрати на відрядження; за рік"; послуги з рахунку; заробітна плата за відомістю, трудовою угодою, договором підряду, далі сума прописом.

У рядку “Додаток” зазначається документ, на підставі якого виконується операція: Квитанція банку; службова записка; наказ; розрахункова відомість. Угоди договір-підряд. Можливо буде додано довіреність, квитанцію з банку, особисту заяву працівника; лист від організації; договір та ін. Передача грошей з каси інкасаторам для подальшого зарахування на розрахунковий рахунок оформляється копією препровідної відомості до сумки з карбованцевою готівкою, що додається до Видаткового Касового Ордеру.

Якщо на документах, що додаються до Видаткового Касового Ордеру, є дозвільний напис керівника підприємства, то його підпис на видатковому ордері (на видачу депонованої зарплати) не є обов'язковим.

При видачі грошей - окремій особі касир має право вимагати пред'явлення паспорта або посвідчення особи, записує в Видатковий Касовий Ордер найменування та номер документа, ким і коли він виданий та отримує розписку одержувача. Пред'явлення документів, що засвідчують особу, є обов'язковим і при отриманні грошей за одним платіжним документом, виписаним на кількох осіб, якщо касир сумнівається особистості працівника. Особам, які не перебувають у списках підприємства, гроші з каси видають лише за видатковими касовими ордерами. Гроші з каси можуть бути видані лише особі, зазначеній у видатковому касовому ордері. Якщо гроші отримують за довіреністю, то в ордері бухгалтер вказує по порядку ПІБ одержувача та ПІБ особи, якій довірено отримання грошей. Якщо ж гроші видають за довіреністю, але за загальною відомістю, перед розпискою в отриманні грошей касир робить напис: “За довіреністю”. Довіреність залишається у документах дня як додаток до видаткового касового ордера чи відомості. Оплата праці, виплата допомоги із соціального страхування та стипендій проводяться касиром по платіжним (розрахунково-платіжним) відомостям без складання видаткового касового ордера кожного одержувача.

На титульному (заголовному) аркуші платіжної (розрахунково-платіжної) відомості робиться дозвільний напис про видачу грошей за підписами керівника та головного бухгалтера підприємства або осіб, на це уповноважених.

В аналогічному порядку можуть оформлятися і разові видачі грошей на оплату праці (при відході у відпустку, хвороби та ін.), а також видача депонованих сум та грошей під звіт на витрати, пов'язані зі службовими відрядженнями, декільком особам. Разові видачі грошей на оплату праці окремим особам виробляються, як правило, за видатковими касовими ордерами. Після закінчення встановлених п. 9 строків оплати праці, виплати допомоги із соціального страхування та стипендій касир повинен:

• а) у платіжній (розрахунково-платіжній) відомості проти прізвища осіб, яким не здійснено зазначених виплат, поставити штамп або зробити відмітку від руки "Депоновано";
• б) скласти реєстр депонованих сум;
• в) наприкінці платіжної (розрахунково-платіжної) відомості зробити напис про фактично виплачені суми, що підлягають депонуванню, звірити їх із загальним підсумком щодо платіжної відомості та скріпити напис своїм підписом. Якщо гроші видавалися не касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться напис "Гроші відомості видавав (підпис)". Видача грошей касиром та роздавачем по одній відомості забороняється; г) записати в касову книгу фактично виплачену суму та поставити на відомості штамп "Витратний касовий ордер N ______________" Порядок ведення касових операцій у Російській Федерації, затверджений рішенням ради директорів Банку Росії від 22.07.93 р. N 40.

Депоновані суми здаються у банк, і здані суми складаються один загальний касовий ордер.

Прибуткові касові ордери та квитанції до них, а також видаткові касові ордери та документи, що їх замінюють, повинні бути заповнені бухгалтерією чітко і ясно чорнилом, кульковою ручкою або виписані на машині (пишучій, обчислювальній). Підчищення, помарки чи виправлення у цих документах не допускаються. У прибуткових і видаткових касових ордерах повинні бути зазначені підстави для їх складання та перераховані документи, що додаються. Прийом та видача грошей за касовими ордерами можуть проводитись тільки в день їх складання. При отриманні прибуткових і видаткових касових ордерів або документів, що їх замінюють, касир зобов'язаний перевірити:

• а) наявність і справжність на документах підпису головного бухгалтера, а на видатковому касовому ордері або документі, що його замінює, - дозвільного напису (підпису) керівника підприємства або осіб, на це уповноважених;
• б) правильність оформлення документів;
• в) наявність перелічених у документах додатків. У разі недотримання однієї з цих вимог касир повертає документи до бухгалтерії для належного оформлення.

Прибуткові та видаткові касові ордери або документи, що їх замінюють, негайно після отримання або видачі за ними грошей підписуються касиром, а додані до них документи погашаються штампом або написом "Оплачено" із зазначенням дати (числа, місяця, року).

Прибуткові та видаткові касові ордери або документи, що їх замінюють до передачі до каси, реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (форма КО-3). Видаткові касові ордери, оформлені на платіжних (розрахунково-платіжних) відомостях на оплату праці та інших прирівняних до неї платежів реєструються після їх видачі.